3 dicas para ter um consultório odontológico otimizado que você não pode perder

Ter um consultório odontológico otimizado pode não parecer uma tarefa fácil. Entretanto, essa realidade é possível para muitos dentistas que almejam melhorar a rotina de trabalho.
Atualmente, o mercado fornece alguns recursos eficientes para todos os gestores de clínicas odontológicas.
Veja a seguir quais são esses recursos.

Tempo de leitura: 12 minutos

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3 dicas para ter um consultório odontológico otimizado

Consultório odontológico otimizado: como conquistar esse sonho?

Para te ajudar a estruturar um consultório odontológico otimizado separamos três dicas fundamentais. Confira!

1. Tenha uma gestão de tempo eficiente

Sem dúvida, um dos maiores desafios enfrentados pelos gestores das clínicas odontológicas consiste na administração do tempo de trabalho.

Geralmente, muitas horas são destinadas ao processo de atendimento, sem falar nos grandes volumes de métricas e informações que demandam uma análise frequente.

No entanto, muitos estabelecimentos não se preocupam com essa questão e acabam ficando para trás em relação à concorrência.

É preciso considerar que um dos principais quesitos para ter um consultório odontológico otimizado consiste em uma boa gestão de tempo.

Mas o que é gestão de tempo?

De fato, quando falamos sobre gestão de tempo, estamos ultrapassando o conceito que envolve os cuidados em relação aos horários.

Sendo assim, essa atividade consiste em uma estratégia eficiente capaz de direcionar as ações que precisam ser praticadas para garantir o sucesso do seu consultório odontológico.

Entretanto, para assegurar a eficácia do processo de gestão de tempo é necessário analisar a competência de toda equipe de trabalho.

Por isso, os gestores dos consultórios odontológicos terão que delegar algumas responsabilidades para os profissionais que trabalham na área de agendamento e atendimento.

Dessa forma, o dentista poderá manter o foco nos clientes, diminuindo, assim, os processos burocráticos responsáveis por tomar uma grande parte do tempo.

Com base nisso, é possível mencionar que uma gestão de tempo eficiente aumenta consideravelmente a produtividade do trabalho.

Por que a gestão de tempo mantém o consultório odontológico otimizado?

gestão de tempo ajuda a manter o consultório odontológico otimizado por ser um recurso capaz de simplificar vários procedimentos. Entre eles estão:

Redução das horas extras

Ao reduzir as horas extras é possível alcançar as metas que foram planejadas.

No entanto, essas horas extras não se referem aos pagamentos da equipe, mas sim ao tempo que o gestor da clínica teria que disponibilizar para realizar o fechamento das contas no fim do mês.

Melhora o processo de reagendamento

Não é pequeno o volume de horas destinadas ao reagendamento dos clientes.

Principalmente nas ocasiões em que a agenda da clínica permanece lotada.

Dessa forma, um consultório odontológico otimizado trabalha com recursos que evitam o desperdício de tempo sempre que determinadas consultas precisam ser remarcadas.

Aumenta o lucro da clínica odontológica

Mantendo o consultório odontológico otimizado, o processo de gestão de tempo proporciona maior lucratividade para o negócio.

Incluindo a redução das atividades de terceirização e a pontualidade nas situações de negociação dos insumos necessários para a rotina de trabalho dos dentistas.

Mas como fazer uma gestão de tempo eficiente?

Para fazer uma gestão de tempo eficiente é necessário recorrer a uma ferramenta de gestão de tempo.

Atualmente, muitos softwares de gerenciamento podem ser encontrados no mercado, mas antes de escolher é preciso conhecer as necessidades da clínica e as funcionalidades oferecidas por ele.

A boa notícia é que alguns desses softwares são estruturados especificamente para atender a demandas das clínicas odontológicas.

Dessa forma, o seu consultório poderá funcionar através de uma gestão de tempo otimizada.

Portanto, é possível mencionar que essas plataformas ajudam os dentistas a trabalharem com base em uma boa gestão de consultórios odontológicos.

Para isso, é preciso considerar que os consultórios odontológicos modernos utilizam essas ferramentas com base em estratégias que se apoiam em:

  • Uma agenda consideravelmente delimitada, apresentando uma margem de tempo no intuito de não atrasar os agendamentos;
  • A elaboração de metas baseadas na produtividade, anulando a necessidade de cumprimento de novas jornadas de trabalho;
  • A construção de uma hierarquia de responsabilidades e necessidades presentes na rotina do consultório odontológico otimizado;
  • A análise constante das situações que demandam muitos minutos e horas desnecessárias.

Outra vantagem é que as atividades não precisam ser realizadas manualmente.

Afinal, o software de gestão de consultório odontológico é estruturado com base nas tecnologias mais recentes e eficientes do mercado.

Portanto, essa plataforma consegue centralizar e integrar em um só ambiente todas as informações necessárias para o bom funcionamento do estabelecimento.

Essas ferramentas também proporcionam praticidade, pois podem ser acessadas a qualquer hora, independentemente do local onde o gestor se encontre.

Para isso, basta possuir uma internet e um dispositivo móvel em mãos.

2. Utilize um prontuário eletrônico

Um consultório odontológico otimizado consegue manter a organização de todas as informações pertinentes à rotina de trabalho.

É importante ressaltar que a eficácia das clínicas não se restringe unicamente as habilidades apresentadas pelos dentistas ou pelos materiais disponibilizados.

Na verdade, os resultados satisfatórios também incluem a maneira como os dados e informações são armazenadas no estabelecimento.

Nesse aspecto, a utilização de um prontuário eletrônico pode auxiliar consideravelmente a rotina de um consultório odontológico otimizado.

Afinal, o prontuário eletrônico proporciona um armazenamento seguro de todas as informações indexadas nele.

Além disso, os dados são disponibilizados de forma organizada, facilitando, assim, o acesso.

Desse modo, o atendimento ocorre de maneira prática e simplificada, ajudando a aumentar a confiança e credibilidade do paciente.

Como é a funcionalidade do prontuário eletrônico?

O prontuário eletrônico é uma ferramenta fundamental para o controle e a organização dos históricos de entendimento e de saúde dos pacientes em relação à clínica odontológica.

Essa ferramenta apresenta uma segurança técnica e eficiente para a realização do trabalho com base no processo de satisfação, ajudando a conquistar a fidelização do cliente.

Portanto, o prontuário odontológico pode ser descrito como o grupo de todas as informações reunidas sobre o paciente no decorrer do tratamento odontológico.

Ele contém dados muito importantes como ficha anamnese, a ficha clínica e a ficha odontológica.

Com base nisso, o dentista poderá consultar todas as informações relacionadas a determinado paciente para auxiliar os possíveis tratamentos futuros.

O prontuário auxilia de forma efetiva as rotinas do consultório odontológico otimizado, pois apresenta as mais diferentes informações pessoais do paciente. Entre elas estão:

  • O histórico das consultas;
  • Os tratamentos recomendados;
  • Os exames realizados;
  • Os dados pessoais dos pacientes;
  • O desenvolvimento do tratamento;

Além dessas informações, o prontuário eletrônico registra os dados do dentista que será responsável pelo tratamento de determinado paciente.

Entre esses dados está à especialidade do profissional, o nome completo e o número do CRO (Registro no Conselho Profissional).

Essa plataforma também fornece diferentes critérios clínicos, administrativos e legais, pois ajuda a reconhecer vítimas em perícias criminais.

Esse reconhecimento ocorre nos momentos nos quais o prontuário eletrônico não consegue identificar os dados por meio das digitais do paciente.

Entendendo o prontuário eletrônico

O prontuário eletrônico fica armazenado dentro de um sistema de software odontológico.

Dessa forma, ele diminui a possibilidade de erros, além de auxiliar a realização de tarefas rotineiras de um consultório odontológico otimizado.

A plataforma é intuitiva. Para utilizá-la, o dentista pode pesquisar pelo nome completo do paciente, pelo número de carteira de convênio ou por qualquer outra informação conveniente.

Uma grande vantagem consiste da redução do espaço físico. Como se trata de um software, todas as informações permanecem em um ambiente virtual.

Com base nisso, não é necessário disponibilizar salas ou armários para armazenar as informações necessárias para o bom funcionamento da clínica.

Por fim, o prontuário eletrônico proporciona uma segurança elevada em sua funcionalidade, através de um sistema de gestão eficiente para um consultório odontológico otimizado.

Por que utilizar um prontuário eletrônico?

prontuário eletrônico fornece muitos recursos para os gestores de clínicas odontológicas como:

  • Facilidade para criar, localizar e armazenar os mais diferentes prontuários clínicos;
  • Permite a atualização dos prontuários e das informações de forma automática e simples por meio da nuvem;
  • Possibilita o acesso remoto a diferentes profissionais do consultório odontológico. Para isso, eles precisarão de autorização do gestor;
  • Diminui o tempo de duração das consultas;
  • Consegue elaborar diversos relatórios;
  • Aumenta a segurança jurídica referente às informações dos pacientes, respeitando a Lei da Digitalização de Prontuários;
  • Contém um sistema de informações confiável para a realização de análises e pesquisas.

Quais são as vantagens do prontuário eletrônico?

As vantagens proporcionadas pelo prontuário eletrônico são inúmeras. Veja!

  • A utilização da assinatura eletrônica como uma ferramenta eficiente;
  • A implementação do prontuário eletrônico na Odontologia Suplementar, conforme o CFO;
  • Maior nível de segurança;
  • Eleva a produtividade;
  • Permite a personalização;
  • Diminuição do espaço físico;
  • Redução dos erros de legibilidade e transcrição;
  • Simplifica acesso aos prontuários remotamente;
  • Auxilia no controle epidemiológico.

Como escolher um bom prontuário eletrônico?

Na hora de escolher um prontuário eletrônico é necessário pesquisar por uma ferramenta que, de fato, consiga atender todas as necessidades da clínica, auxiliando no processo de otimização do consultório odontológico.

Os gestores também devem considerar a capacidade de armazenamento e organização oferecida pelo software, bem como o processo de segurança das informações.

Por esse motivo, recomendamos o sistema de prontuário eletrônico existente no EasyDental Cloud. Ele apresenta todos os recursos necessários para garantir o sucesso de um consultório odontológico otimizado.

3. Confirmação de consulta

A utilização do WhatsApp vem auxiliando muitos negócios a se destacarem no mercado. No setor odontológico a realidade não é diferente.

Essa ferramenta de comunicação é muito utilizada para enviar de mensagens de confirmação de consulta, ajudando a construir um elo de proximidade entre a clínica e o paciente.

Mas por que utilizar o WhatsApp no consultório odontológico?

Geralmente, um paciente procura uma clínica odontológica mediante a uma necessidade que precisa ser atendida.

Na maioria das vezes ele chega ao consultório através de uma propaganda ou por indicação de outras pessoas.

Desse modo, para que os seus pacientes sejam divulgadores dos serviços oferecidos pela sua clínica, é fundamental prestar um atendimento de qualidade.

Nesse aspecto, o WhatsApp ganha grande importância, por estabelecer um contato constante entre o cliente e o estabelecimento.

Assim, essa rede social pode ser percebida como uma ferramenta muito eficiente de aproximação e fidelização do cliente.

Uma estratégia eficiente consiste em enviar mensagens que ultrapassem o conceito de marcação de consultas.

Experimente enviar lembretes e mensagens em datas comemorativas como o aniversário do paciente e as festas de fim de ano.

Afinal, quem não gosta de ser lembrado? Então, essa pode ser uma ótima estratégia de retenção de clientes.

Como escolher um software para o gerenciamento do WhatsApp?

Como vimos, o WhatsApp é uma ótima ferramenta para trabalhar o marketing odontológico.

Por esse motivo é recomendado escolher um software capaz de proporcionar a realização de um trabalho eficiente.

Afinal, as atividades de marketing para dentistas estão além do simples fato de marcar presença nas redes sociais.

Dessa forma, um consultório odontológico otimizado deve conseguir prestar um atendimento de ótima qualidade, elaborando estratégias para a retenção e captura de clientes.

Por isso, indicamos o EasyDental WAP. Essa ferramenta inteligente consegue integrar a agenda do EasyDental Cloud ao WhatsApp.

Com base nisso, será possível solicitar a confirmação das consultas através de uma mensagem enviada automaticamente para o WhatsApp dos pacientes.

O EasyDental WAP e o envio de mensagens de confirmação de consulta

Por meio do EasyDental WAP a sua clínica odontologia poderá enviar as mensagens de confirmação de consulta no menu “Agenda”, disponível no seu EasyDental Cloud.

Desse modo, ao clicar no menu “enviar”, aparecerá uma tela contendo o nome de todos os pacientes que têm uma consulta marcada para o próximo dia.

Na sequência, você deve selecionar as pessoas que receberão a mensagem.

Após o envio, a situação de agendamento no sistema será modificada para “aguardando a confirmação do paciente”.

Se o cliente confirmar a consulta com um “SIM”, o status é alterado automaticamente.

Entretanto, se ele responder “NÃO”, a plataforma mudará o status para “desmarcando sem antecedência”.

A plataforma EasyDental WAP é muito eficiente e, com certeza, fará toda a diferença na rotina do seu consultório odontológico otimizado.

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