A essencialidade da agenda: definitivamente não é tarefa para amadores

Uma agenda bem elaborada exige propósito e foco e isto definitivamente não é tarefa para amadores. Por isso, é muito importante entender sua essencialidade.

Tempo de leitura: 3 minutos

Entendemos a agenda como uma das ferramentas mais eficazes na organização do atendimento clínico. Assim, consideramos que é a partir dela que as coisas acontecem. Trata-se de um motor potente que, se for bem pilotado, faz a clínica rodar, construindo tempos apropriados para que os tratamentos sigam um cronograma preestabelecido.

Como elaborar uma agenda eficiente

Dessa forma, propósito e foco são necessários para compreender que uma agenda bem elaborada, com a sua complexidade inerente, fará com que haja produtividade e, consequentemente, rentabilidade.

O comprometimento de quem a constrói é uma característica percebida pelo empenho em fazer sua densidade de ocupação ser a maior possível. Por isso, faz-se necessário compreender que uma sequência de horários bem distribuídos pode fazer fluir a produção da clínica. Estes necessitam ser precisos no que diz respeito ao tempo necessário para a execução dos procedimentos.

A essencialidade da agenda
A essencialidade da agenda

Organizando horários na agenda

Comprometer-se com a agenda é, em última análise, dedicar-se intensivamente em dirigi-la, de tal maneira que se possa diminuir o estresse diário, muitas vezes associado à sua organização. Afinal, agenda com horários apertados ou com menos tempo que o necessário costuma gerar conflitos, tanto entre profissionais como com os pacientes.

Muitos dos retrabalhos são consequências de tempos em desacordo com a necessidade do procedimento em questão. A diminuição do tempo pode ser, por exemplo, a causa direta da perda de qualidade, induzindo a uma repetição do trabalho. Isso representa, num contexto estatístico que envolve todas as vezes que acontece num ano, perda considerável e, pior, irreparável.

Marcando atendimentos

Para obtermos uma agenda eficaz, temos que ter um conceito básico: marcar horário não é o mesmo processo de se preencher um espaço ou lacuna na agenda. Assim, cada procedimento clínico requer um tempo, que deve ser especificado e rigorosamente cumprido. As especialidades têm propriedades distintas e, por isso, você deve observá-las e ponderá-las.

Enfim, otimizar os horários previstos, em acordo com o cronograma estabelecido pelo plano de tratamento, favorecendo possibilidades de produzir mais pela associação de procedimentos, seria a expectativa desejada do profissional que dá forma à composição da agenda.

Coletando e lidando com dados

Ao marcarmos um horário, temos que estar cientes de fatores como idade, indicação, necessidade imediata ou não. Enfim, é nesse momento que temos, também, a oportunidade de captar dados relevantes para conhecer melhor quem está vindo até a clínica. Nesse caso pela primeira vez.

Esses dados anotados nos proporcionarão um link de aproximação com esse cliente, durante a sua chegada à clínica. Você pode facilitar a interação com os pacientes tendo uma abordagem ancorada nestas informações.

No caso de pacientes que já fizeram tratamento e estão retornando, esses mesmos dados serão reutilizados, com a sua devida atualização, para uma agenda positiva. É importante salientar, no entanto, que consideramos normais as mudanças que ocorrem nela praticamente todos os dias.

A agenda está sempre viva e, por si só, dinâmica

Quando mudanças forem necessárias, você deverá compartilhá-las imediatamente com os envolvidos na operação. A reorganização é prioritária para um novo preparo de materiais, instrumentais, exames e fichas na sala clínica.

Como dito no início, a agenda é o motor da clínica e para conduzi-la devemos ter pessoas muito preparadas. Não seria tarefa para iniciantes.

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