Agendamento odontológico: 9 vantagens de seu controle via sistema

Agendamento odontológico via sistema é o ato de administrar, através de um software, a marcação dos horários e datas, remarcações e os retornos dos pacientes.

Tempo de leitura: 12 minutos

O bom trabalho de uma clínica odontológica não depende somente da atuação do profissional dentista, mas também de toda a equipe de atendimento aos pacientes. Por isso, manter um controle adequado de agendamento odontológico via sistema pode garantir a organização do consultório e também mais agilidade no atendimento.

Embora muitos profissionais acreditem que investir em um software seja oneroso e, de certa forma, complicado para utilizar, a gestão de agenda traz inúmeros benefícios, desde rapidez no atendimento, economia de papel e organização, até a satisfação completa dos pacientes. E só estamos falando de agenda, sem contar todos os outros subsistemas que o software possui!

E é justamente para isso que existe o EasyDental Cloud! O sistema on-line traz uma plataforma pronta e preparada para a demanda do seu consultório ou clínica, melhorando 100% a gestão de agendamento odontológico, independentemente do número de profissionais atuantes e do número de pacientes.

Pensando nisso, listamos nove vantagens para você entender melhor como o agendamento via sistema funciona e todas as melhorias que ele possibilita, além dos impactos positivos no trabalho dos colaboradores e dos dentistas. Confira.

Sistema de agendamento odontológico
9 vantagens do controle de agendamento odontológico via sistema

AGILIDADE NO ATENDIMENTO

O primeiro – e grande – benefício de um programa de agendamento é a rapidez no atendimento dos pacientes. O método tradicional, de papel e caneta, pode ser mais simples e fácil, porém, pode causar confusões durante as inúmeras ligações e atendimentos presenciais (que acontecem ao mesmo tempo) e até perda de dados e datas, prontuários, cadastros e até mesmo perda de tempo. Pensa só no trabalhão que dá organizar isso tudo!

Sendo assim, o agendamento via sistema permite a rapidez nos atendimentos e a diminuição de erros e retrabalhos quase a zero.

Possibilitar um atendimento mais ágil aos pacientes não é benéfico somente a eles, mas também à toda a equipe de recepção. E, como consequência positiva, viabiliza mais atendimentos em menos tempo, melhora a visualização da agenda geral, aumentando e auxiliando na produtividade de colaboradores e profissionais.

Atendimento rápido é o segredo do sucesso para clínicas e consultórios odontológicos. Todo profissional, assim como todo paciente, reconhece que as maiores reclamações surgem por conta da demora no atendimento, ainda mais se não for bem organizado. E isso pode custar caro, porque o paciente pode desistir e procurar outro profissional.

Por isso, o sistema é importante. Agilize o atendimento melhorando o agendamento e nunca mais sofra com a perda de pacientes.

FACILIDADE PARA ADMINISTRAR HORÁRIOS, REMARCAÇÕES E RETORNOS

Outro diferencial do agendamento via sistema é a ação imediata na hora de administrar a marcação dos horários e datas, remarcações e os retornos dos pacientes. Como o software permite a visualização diária e semanal, os colaboradores conseguem marcar e alterar qualquer dado instantaneamente e, em caso de erros, o reajuste também é exato.

Como as remarcações de horários são recorrentes, a agilidade do sistema possibilita que a nova data seja marcada com rapidez e de forma simples, sem maiores problemas ou dificuldades, auxiliando ainda mais no trabalho dos colaboradores.

O EasyDental Cloud ainda possui um sistema de controle de retorno assim que o paciente sai da consulta, viabilizando as programações futuras mais concretas e tornando o feedback da clínica ou consultório odontológico mais rápido e correto.

O retorno é informado ao paciente via SMS ou e-mail, tornando o atendimento ainda mais proativo e diferenciado.

ORGANIZAÇÃO DO AGENDAMENTO ODONTOLÓGICO

Agilizar o atendimento e o agendamento também possibilita uma melhor organização do trabalho de forma geral.

O software da EasyDental conta com um sistema de agendamento que disponibiliza visões dos dias e das semanas para cada dentista da clínica, apresentando os horários marcados, as horas e datas disponíveis, com facilidade de configuração.

O programa ainda viabiliza a repetição de agendamento para outras datas, cancelamento de horários de forma simples e ainda a visualização das fichas clínicas e pessoais dos clientes, com todos os dados necessários. Tudo com navegação simplificada e ágil, para garantir a rapidez e a produtividade da equipe.

CONTROLE DE FALTAS

Esse é um problema e tanto. Pacientes faltosos geram transtornos inimagináveis, principalmente quando avisam em cima da hora ou pior: quando sequer avisam que não poderão comparecer à consulta.

Isso gera perda de tempo, porque no lugar deste paciente, outro poderia receber atendimento, e também pode gerar prejuízos financeiros.

Por isso, o controle eficaz de faltas é extremamente necessário para que a agenda do dia não seja prejudicada.

E esse é outro ponto essencial do agendamento via sistema. O programa permite um maior e mais exato controle dos pacientes faltosos e, em consequência disso, a disponibilização de novos horários abertos para eventuais encaixes ou adiamento de outras consultas.

Além disso, o programa permite que sejam visualizados os pacientes que faltam com frequência, o que possibilita a tomada de decisão mais rápida sobre o que fazer com aqueles que desaparecem sem dar mais satisfações. É uma situação incômoda, mas que precisa ser evitada.

RESOLUÇÃO IMEDIATA DE EMERGÊNCIAS

Não tem como evitar. As emergências acontecem a qualquer momento e não há outra alternativa senão resolver. Um dente quebrado, um ponto que se rompeu, uma rejeição cirúrgica. É impossível deixar o paciente em situação de extrema urgência sem atendimento.

A gestão de agendamentos facilita a atuação durante esses momentos. Como o sistema mostra a visualização completa dos horários diários, o encaixe de emergências pode acontecer de uma forma imediata, rápida e proporcional.

Como já citamos no item anterior, as emergências podem ocupar espaços deixados por pacientes faltosos, tornando a agenda diária muito mais dinâmica, organizada e preparada.

E isso tudo faz uma diferença enorme em como os pacientes são tratados; eles notarão a preocupação e o interesse dos profissionais em resolver aquele problema que apareceu de última hora. Acredite: isso importa e muito!

MAIS ESPAÇO FÍSICO, MENOS GASTO DE PAPEL

Parece pouca coisa, mas na realidade causa uma diferença enorme. Dentro do sistema de agendamento odontológico, é possível agregar todo o histórico do paciente e isso inclui a diminuição de arquivo morto e sem utilidade do consultório ou clínica.

Como consequência, portanto, acaba por aumentar o espaço físico, antes ocupado por pilhas de papéis e documentos que já não são tão necessários. Obviamente que não dá para se livrar de toda papelada, mas a diminuição já auxilia a criar um ambiente mais limpo, visualmente organizado e benéfico para o trabalho diário.

Por outro lado, o consumo de papel também diminuirá, porque não será mais necessário fazer anotações em cadernos, bloquinhos ou qualquer outro tipo de papel. Tanto para os colaboradores como para os pacientes.

E menos consumo de papel significa um menor gasto financeiro, o que também, claro, deve ser levado em consideração ao optar pelo uso de um software de gestão de agendamento odontológico.

MELHORA O ATENDIMENTO PROFISSIONAL

Os dentistas também são beneficiados pelo sistema de agendamento, porque conseguem, principalmente, ter uma visão completa dos atendimentos do dia e se preparar adequadamente para cada consulta.

A importância do acesso do profissional de odontologia à sua própria agenda está em proporcionar uma real dimensão dos atendimentos, como também em estreitar esse atendimento diretamente com o paciente – em casos de pacientes já cadastrados.

Entenda: o dentista que analisa sua agenda do dia, vê que um paciente que já está em tratamento tem retorno na data de hoje. Sabendo isso, já se prepara para um atendimento específico, adequado e especial para esta pessoa. O paciente, percebendo esta atenção, se sente mais confortável e, de certa forma, mais confiante para o atendimento (sabemos o quão nervosos alguns pacientes podem ficar na cadeira do dentista).

Essa preparação facilita também a atuação do profissional, que consegue organizar todo o seu dia de trabalho, de acordo com a agenda previamente pronta.

Além disso, o dentista também consegue programar todos os seus horários pessoais, porque sabe quais serão os pacientes do dia e as horas exatas de cada atendimento.

Com isso, a atuação profissional é impactada de forma muito positiva e equilibrada, transformando o sistema de agendamento odontológico em um verdadeiro aliado nos trabalhos diários.

GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES

Mais um ótimo benefício do sistema de gestão de agendamento odontológico. Como já destacamos, o sistema agrega não apenas os horários marcados, mas também toda a informação pessoal e clínica dos pacientes.

Portanto, o gerenciamento de informações é fundamental para o controle de cadastros e, assim, gestão adequada de horários.

As informações ficam disponíveis instantaneamente, facilitando o atendimento profissional e, se necessário, a marcação de retornos e a continuação de tratamentos.

Esse dinamismo no controle das informações aumenta a produtividade, otimiza o trabalho de todos, de forma geral, e viabiliza um melhor e mais adequado atendimento ao paciente. Tudo isso por conta de um ambiente virtual que agrupa todos os dados necessários. É uma vantagem e tanto.

PACIENTES SATISFEITOS

Assim como os colaboradores, os pacientes também se sentirão mais satisfeitos com o atendimento e com o trabalho da clínica. Principalmente pela agilidade, mas também por perceberem o profissionalismo e o rápido feedback que recebem.

O software de gestão de agenda permite, ainda, que sejam enviados aos pacientes lembretes de consulta por SMS ou e-mail, o que facilita o contato com eles e ainda economiza papel – não será mais preciso anotar nenhum lembrete para o paciente. Sustentabilidade é tudo!

Tudo isso é importante porque ajuda na manutenção e na retenção dos pacientes, que também farão uma boa propaganda da clínica – atraindo mais pessoas que necessitam de atendimento odontológico. O sucesso do consultório e dos profissionais dentistas também depende do chamado marketing boca a boca: quanto mais satisfeitos, mais clientes elogiando a clínica existirão.

NOVOS PACIENTES

A partir do sucesso com os pacientes e, como já citamos, o marketing pessoal, a atração de novos pacientes é certa! Eles virão sabendo do bom atendimento e da recepção dinâmica da clínica ou consultório, o que se torna um ponto muito positivo para a imagem dos profissionais dentistas. Esse é um dos pontos cruciais da tão falada humanização dos atendimentos: a proximidade entre profissional e paciente e em como essa relação é facilitada.

Mediante a correria dos dias atuais, quanto menos tempo as pessoas perdem, mais satisfeitas elas se sentem. E assim como para os pacientes antigos, isso também vale para os novos. Quanto mais rápido o atendimento, o agendamento e o tratamento, mais contemplados e respeitados os novos pacientes se sentirão.

Essa é uma sacada que muitos profissionais não prestam atenção. Uma boa reputação profissional se faz do relacionamento, nesse caso, entre dentista, colaboradores e pacientes.

O investimento em um programa de agendamento on-line torna eficaz todos os aspectos dentro do consultório ou clínica, mas principalmente para o bom atendimento de antigos e novos pacientes. Essa humanização é necessária para manter as pessoas sempre fiéis ao trabalho do profissional dentista.

MAS E O PREÇO, VALE A PENA?

Antes de pensar em valores e retornos, analise todos os benefícios citados. Se colocar tudo na ponta do lápis, conseguirá perceber que o custo é justamente proporcional a tudo o que o sistema oferece. E saiba que o software não serve apenas para o agendamento: também disponibiliza módulos para controle de estoque, cadastro de novos pacientes, inserção de dados pessoais, inclusão de histórico clínico entre uma infinidade de outras vantagens.

Diante de tudo isso, o investimento em um software de gestão acaba sendo uma excelente alternativa e com ótimo custo-benefício, que trará resultados incríveis para seu consultório ou clínica.

Destacando o caso específico do agendamento odontológico, além do programa de agenda via sistema, o EasyDental possui a versão Mobile, um aplicativo de agenda on-line, que possibilita que o próprio profissional dentista consiga agendar seus pacientes, sem complicações ou entraves. O app é disponível para IOS e Android.

Outra opção on-line é o EasyDental Boa Consulta, em parceria com a plataforma Boa Consulta, que permite a disponibilização de agenda aos pacientes, que podem, eles mesmos, agendar o melhor dia e a melhor hora para seu atendimento. Tudo sem sair de casa.

Se você ainda tem dúvidas, experimente! O EasyDental disponibiliza um teste gratuito de 7 dias para que você entenda melhor o programa, aplique no seu dia a dia e perceba como essa gestão pode ajudar a clínica como um todo. Não espere mais, comece o teste agora!

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