Agendamento odontológico: 9 vantagens de seu controle via sistema

Agendamento odontológico via sistema é o ato de administrar, através de um software, a marcação dos horários e datas, remarcações e os retornos dos pacientes. Descubra como esse recurso vai impactar de forma positiva o seu consultório!

Tempo de leitura: 11 minutos

O bom trabalho de uma clínica odontológica não depende somente da atuação do profissional dentista, mas também de toda a equipe de atendimento aos pacientes. Por isso, manter um controle adequado de agendamento odontológico via sistema pode garantir a organização do consultório e também mais agilidade no atendimento.

Embora muitos profissionais acreditem que investir em um software seja oneroso e, de certa forma, complicado para utilizar, a gestão de agenda traz inúmeros benefícios, desde rapidez no atendimento, economia de papel e organização, até a satisfação completa dos pacientes. E só estamos falando de agenda, sem contar todos os outros recursos que um software oferece.

E é justamente para isso que existe o EasyDental Cloud! O sistema online traz uma plataforma pronta e preparada para a demanda do seu consultório, melhorando 100% a gestão de agendamento odontológico, independentemente do número de profissionais atuantes e do número de pacientes.

Nesse contexto, listamos nove vantagens para você entender melhor como o agendamento via sistema online funciona e todas as melhorias que ele possibilita, além dos impactos positivos no trabalho dos colaboradores e dos dentistas. Confira!

Sistema de agendamento odontológico
9 vantagens do controle de agendamento odontológico via sistema

Agilidade no atendimento

O primeiro – e maior– benefício de um programa de agendamento é a rapidez no atendimento dos pacientes. O método tradicional, de papel e caneta, pode causar confusões durante as ligações e atendimentos presenciais (que acontecem ao mesmo tempo), além da perda de dados e datas, prontuários, cadastros e, principalmente, de tempo. Pensa só no trabalhão que dá organizar isso tudo!

Já o uso de um sistema online possibilita um atendimento mais ágil que é benéfico tanto para os pacientes quanto para toda a equipe de recepção, já que viabiliza mais atendimentos em menos tempo e melhora a visualização da agenda geral.

Atendimento rápido é o segredo do sucesso para consultórios odontológicos. Todo profissional, assim como todo paciente, reconhece que as maiores reclamações surgem por conta da demora no atendimento, ainda mais se não for bem organizado. E isso pode custar caro, porque o paciente pode desistir e procurar outro profissional.

Por isso, o sistema online é tão importante. Agilize o atendimento melhorando o agendamento e nunca mais sofra com a perda de pacientes!

Facilidade para administrar horários, remarcações e retornos

Outro diferencial do agendamento via sistema é a praticidade ao administrar a marcação dos horários e datas, remarcações e os retornos dos pacientes. O software permite a visualização diária e semanal, permitindo aos colaboradores que marquem e alterem qualquer dado instantaneamente.

Como as remarcações de horários é algo recorrente, a agilidade do sistema é uma solução, uma vez que a nova data é marcada com rapidez e de forma simples, auxiliando ainda mais no trabalho dos colaboradores.

O EasyDental Cloud, por exemplo, possui um sistema de controle de retorno assim que o paciente sai da consulta, viabilizando as programações futuras e o feedback da clínica odontológica. O retorno é informado ao paciente via SMS ou e-mail, tornando o atendimento ainda mais proativo e diferenciado.

Organização do agendamento odontológico

Agilizar o atendimento e o agendamento também possibilita uma melhor organização do trabalho de forma geral.

O software da EasyDental conta com um sistema de agendamento que disponibiliza visões dos dias e das semanas para cada dentista da clínica, apresentando os horários marcados, as horas e datas disponíveis, com facilidade de configuração.

O programa ainda viabiliza:

  • a repetição de agendamento para outras datas;
  • o cancelamento de horários de forma simples;
  • a visualização das fichas clínicas e pessoais dos clientes, com todos os dados necessários.

Tudo com navegação simplificada e ágil, para garantir a rapidez e a produtividade da equipe!

Controle de faltas

Pacientes faltosos geram transtornos inimagináveis, principalmente quando avisam em cima da hora ou pior: quando sequer avisam que não poderão comparecer à consulta.

Isso gera perda de tempo, porque no lugar deste paciente, outro poderia receber atendimento. Além disso, a ausência também pode gerar prejuízos financeiros.

Por isso, o controle eficaz de faltas é extremamente necessário para que a agenda do dia não seja prejudicada e esse é outro ponto essencial do agendamento via sistema.

O programa permite um maior e mais exato controle dos pacientes faltosos, disponibilizando novos horários abertos para eventuais encaixes ou adiamento de outras consultas.

Além disso, o programa permite a visualização dos pacientes que faltam com frequência, o que possibilita a tomada de decisão mais rápida sobre como agir diante desta situação que, embora incômoda, precisa ser evitada.

Resolução imediata de emergências

As emergências acontecem a qualquer momento e não há outra alternativa senão resolver. Um dente quebrado, um ponto que se rompeu, uma rejeição cirúrgica… É impossível deixar o paciente em situação de extrema urgência sem atendimento.

A gestão de agendamentos facilita a atuação durante esses momentos. Como o sistema mostra a visualização completa dos horários diários, o encaixe de emergências pode acontecer de uma forma imediata, rápida e proporcional.

Tudo isso faz uma diferença enorme em como os pacientes são tratados. Eles notarão a preocupação e o interesse dos profissionais em resolver aquele problema que apareceu de última hora. Acredite: isso importa e muito!

Mais espaço físico, menos gasto de papel

Dentro do sistema de agendamento odontológico, é possível agregar todo o histórico do paciente e isso inclui a diminuição de arquivo morto e sem utilidade na clínica.

O consumo de papel também diminuirá, porque não será mais necessário fazer anotações em cadernos, bloquinhos ou qualquer outro tipo de papel. Tanto para os colaboradores como para os pacientes.

Como consequência, portanto, acaba por aumentar o espaço físico, antes ocupado por pilhas de papéis e documentos . É certo que não é possível se livrar de toda a papelada, mas a diminuição já auxilia a criar um ambiente mais limpo, visualmente organizado e benéfico para o trabalho diário.

E menos consumo de papel significa um menor gasto financeiro, o que também deve ser levado em consideração ao optar pelo uso de um software de gestão de agendamento odontológico.

Melhora o atendimento profissional

Os dentistas também são beneficiados pelo sistema de agendamento, porque conseguem, principalmente, ter uma visão completa dos atendimentos do dia e se preparar adequadamente para cada consulta.

Com o acesso à agenda, é possível ao profissional ter uma real dimensão dos atendimentos, além de estreitar esse atendimento diretamente com o paciente – em casos de pacientes já cadastrados.

Por exemplo, o dentista que analisa sua agenda do dia vê que um paciente já em tratamento tem retorno na data de hoje. Sabendo isso, já se prepara para um atendimento específico, adequado e especial para esta pessoa. O paciente, percebendo esta atenção, se sente mais confortável e, de certa forma, mais confiante para o atendimento.

Essa preparação facilita também a atuação do profissional, que consegue organizar todo o seu dia de trabalho, de acordo com a agenda previamente pronta.

Além disso, o dentista também consegue programar todos os seus horários pessoais, porque sabe quais serão os pacientes do dia e as horas exatas de cada atendimento.

Com isso, a atuação profissional é impactada de forma muito positiva e equilibrada, transformando o sistema de agendamento odontológico em um verdadeiro aliado nos trabalhos diários.

Gerenciamento de Informações

Como já destacamos, o sistema agrega não apenas os horários marcados, mas também toda a informação pessoal e clínica dos pacientes. Portanto, o gerenciamento de informações é fundamental para o controle de cadastros e, assim, gestão adequada de horários.

As informações ficam disponíveis instantaneamente, facilitando o atendimento profissional e a marcação de retornos e de continuação de tratamentos, se necessário.

Esse dinamismo no controle das informações aumenta a produtividade, otimiza o trabalho de todos e viabiliza um melhor e mais adequado atendimento ao paciente. Tudo isso por conta de um ambiente virtual que agrupa todos os dados necessários. É uma vantagem e tanto.

Pacientes satisfeitos

O software de gestão de agenda permite, ainda, que sejam enviados aos pacientes lembretes de consulta por SMS ou e-mail, o que facilita o contato com eles e ainda economiza papel. Desse modo, não será mais preciso anotar nenhum lembrete para o paciente.

Assim, os pacientes se sentirão mais satisfeitos com o atendimento e com o trabalho da clínica, principalmente pela agilidade, mas também por perceberem o profissionalismo e o rápido feedback que recebem.

Esse tipo de recurso é, portanto, importante por ajudar na manutenção e retenção dos pacientes. Estes farão uma boa propaganda da clínica, atraindo mais pessoas que necessitam de atendimento odontológico. O sucesso do consultório e dos dentistas também depende do chamado marketing boca a boca: quanto mais satisfeitos, mais clientes elogiando a clínica existirão.

Novos pacientes

A partir do sucesso com os pacientes e, como já citamos, o marketing pessoal, a captação de novos pacientes é certa! Eles chegarão à sua clínica sabendo do bom atendimento e da recepção dinâmica. Isso representa um ponto muito positivo para a imagem dos profissionais dentistas. Este é um dos pontos cruciais da tão falada humanização dos atendimentos: a proximidade entre profissional e paciente e como essa relação é facilitada.

Mediante a correria dos dias atuais, quanto menos tempo as pessoas perdem, mais satisfeitas elas se sentem. E, assim como para os pacientes antigos, isso também vale para os novos. Quanto mais rápido o atendimento, o agendamento e o tratamento, mais contemplados e respeitados os novos pacientes se sentirão.

Essa é uma sacada que muitos profissionais não prestam atenção. Uma boa reputação profissional se faz do relacionamento, nesse caso, entre dentista, colaboradores e pacientes.

O investimento em um programa de agendamento online torna eficaz todos os aspectos dentro da clínica, mas principalmente o atendimento de antigos e novos pacientes. Essa humanização é necessária para manter as pessoas sempre fiéis ao trabalho do profissional dentista.

Mas e o preço, vale a pena?

Antes de pensar em valores e retornos, analise todos os benefícios citados. Se colocar tudo na ponta do lápis, perceberá que o custo é justamente proporcional a tudo o que o sistema oferece. E saiba que o software não serve apenas para o agendamento: também disponibiliza módulos para:

  • controle de estoque;
  • cadastro de novos pacientes;
  • inserção de dados pessoais e de histórico clínico, entre uma infinidade de outras vantagens.

Diante de tudo isso, o investimento em um software de gestão acaba sendo uma excelente alternativa e com ótimo custo-benefício, que trará resultados incríveis para seu consultório.

Destacando o caso específico do agendamento odontológico, além do programa de agenda via sistema, o EasyDental Cloud possui a versão Mobile, um aplicativo de agenda on-line, que possibilita que o próprio profissional dentista consiga agendar seus pacientes, sem complicações ou entraves. O app é disponível para IOS e Android.

Se você ainda tem dúvidas, experimente! O EasyDental disponibiliza um teste gratuito de 7 dias para que você entenda melhor o programa, aplique no seu dia a dia e perceba como essa gestão pode ajudar a clínica como um todo. Não espere mais, comece o teste agora!

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