3 formas de receber feedbacks de pacientes

Quer conhecer algumas formas de contar com o feedback dos seus pacientes? Então confira o nosso texto para saber isso e muitos mais sobre o tema. Boa leitura!

Tempo de leitura: 12 minutos

Seja em um consultório ou em qualquer outra empresa, receber feedbacks dos clientes é de extrema importância para implementar melhorias em seu empreendimento. Saber o que fazer com essas informações é essencial para traçar planos para o futuro.

Escutar o que o seu paciente tem a dizer, em muitos casos, pode ser extremamente desconfortável, porém, é necessário para conseguir evoluir o seu atendimento e se diferenciar dentro do mercado competitivo que encontramos hoje.

1 – Utilize as redes sociais

Uma das melhores formas de receber feedbacks de pacientes é por meio das redes sociais. Hoje, é um dos canais mais acessíveis para que consultórios e consumidores consigam se comunicar da forma mais clara possível.

Mesmo os empreendimentos que não têm o costume de manter as redes sociais ativas, ainda continua sendo um canal muito efetivo. Isso porque, mesmo que o dentista não se manifeste, o próprio cliente do local irá tomar as rédeas da interação.

Por mais que muitas empresas não se posicionem no mundo digital, os clientes, quando insatisfeitos ou contentes com o atendimento dos consultórios, acabam deixando suas avaliações e comentários sobre como foram as suas experiências.

No entanto, ficar apenas no aguardo pode não ser interessante, já que demonstra desinteresse por parte da empresa. Por isso, estimule que os seus clientes utilizem esses meios digitais para promover um melhor diálogo entre as partes envolvidas.

Peça para que os seus clientes, sempre que possível, avaliem o atendimento no Google e Facebook, onde geralmente outros potenciais consumidores ficam atentos. Isso é importante para uma melhor reputação entre os frequentadores do local.

Além disso, não basta apenas receber a resposta, analisar e deixar de lado. Certifique-se de dar atenção para a crítica, responder o cliente, e buscar sempre solucionar o problema apresentado. Demonstre interesse no que o seu consumidor tem a dizer.

2 – Softwares para consultórios são poderosos aliados

Outra forma eficiente de coletar o feedback dos seus clientes é utilizando um software para consultórios. Utilizar esse método torna todas as operações mais organizadas, e facilita no momento de identificar as críticas positivas e negativas sobre o atendimento.

Algumas das ferramentas disponíveis no mercado, por exemplo, permitem que seus gestores mandem pesquisas para os usuários cadastrados, com o intuito de obter as informações desejadas. Tudo isso acontece por meio digital.

Contudo, é necessário atenção ao utilizar essas ferramentas. É necessário criar um padrão de atendimento para que todos sejam tratados igualmente. Uma conversa agradável com o consultório, onde o consumidor se sente à vontade, é importante para fidelizar pacientes.

O importante aqui é garantir que o paciente terá a melhor experiência possível no momento de apresentar o seu feedback. Nos formulários criados por sua empresa, é possível fazer perguntas pontuais sobre aspectos positivos e negativos durante o atendimento.

Isso ajuda os gestores a identificarem os aspectos do consultório que precisam de melhorias, sendo uma excelente maneira de conseguir enxergar a situação da empresa pela ótica de quem utiliza os seus serviços.

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3 – Solicite o feedback após o atendimento

Alguns frequentadores do seu consultório podem não utilizar a internet com muita frequência, o que dificulta que as outras duas opções sejam as escolhidas. Ainda existem aqueles que esquecem da avaliação, o que torna ainda mais difícil conseguir feedbacks de pacientes.

Uma saída para essas situações é solicitar o retorno do paciente assim que o atendimento for feito. Assim que a consulta for finalizada, apresente algumas alternativas para que o feedback seja registrado, da forma mais confortável possível para o cliente.

Uma boa maneira de fazer isso pós-consulta é sugerindo que o paciente preencha um formulário depois do atendimento. A resposta deve ser colocada dentro de uma caixa de sugestões, que deve ser de fácil acesso para todos.

Geralmente, essa caixa fica localizada no balcão do consultório, para que todos tenham total acesso a ela. Crie um intervalo ideal de tempo para checar os feedbacks, como a cada semana ou 15 dias. Tudo isso dependerá do volume de respostas que receber.

O que fazer com as respostas obtidas?

Contar com o feedback dos seus serviços, mesmo que sejam negativos, pode ser muito benéfico para o seu estabelecimento. Isso porque, a máxima “aprenda com os erros” realmente é válida quando falamos de aprimorar nossos processos.

O cliente é o que faz um consultório funcionar, afinal, é para ele que prestamos nossos serviços. Caso não esteja satisfeito, ele não vai pensar duas vezes antes de trocar por outra alternativa que satisfaça todas as suas necessidades.

Por isso, se importar com o que o cliente tem a dizer sobre o seu estabelecimento, mesmo que não sejam pensamentos positivos, é de extrema importância para conseguir se manter relevante e implementar as melhorias necessárias para se destacar.

Para conseguir lidar da melhor forma possível com os feedbacks negativos que forem apresentados, nós separamos algumas dicas de como ouvir melhor os seus clientes para implementar as melhorias necessárias. Confira a seguir.

Escute atentamente o seu cliente

Caso o feedback seja feito pessoalmente, a melhor maneira de lidar com isso é escutando bem o seu cliente. Não interrompa ele para apresentar pontos de discordância, apenas o escute e deixe que ele desabafe todas as frustrações da má experiência no consultório.

Não deixe de fazer anotações dos pontos negativos apontados pelo seu cliente, afinal, se ele está prestando queixas, é porque é necessário implementar alguma melhoria. Após isso, não deixe de passar a mensagem para os outros colaboradores.

Analisar os pontos apresentados por quem reclamou, e implementar as melhorias necessárias, é a melhor maneira de fazer um bom proveito das críticas apresentadas. E lembre-se, mesmo que não concorde com o que foi colocado, busque melhorias.

Muitas vezes, o erro apontado não é uma situação corriqueira no estabelecimento, mas apenas um único atendimento que foi mal executado, por exemplo. Nesses casos, implemente políticas de melhorias para evitar que isso se repita.

Não fique apresentando justificativas

Apesar de ser desconfortável ouvir críticas enquanto fica calado, como já dissemos, é importante não ficar interrompendo o seu cliente durante o feedback. Não é interessante ficar apresentando justificativas e contrapontos no momento da resposta.

Caso o seu cliente tenha tido uma experiência desagradável em seu estabelecimento, ele tem o direito de continuar prestando seus esclarecimentos, e o papel dos funcionários do local é ouvir isso para buscar melhorar.

Ao ficar apresentando justificativas para o cliente, ele pode entender que o seu consultório não recebe críticas muito bem, além de que, seria pouco provável que o problema fosse de fato resolvido. Isso faz com que você perca a sua clientela.

Busque por formas de melhorar

Após receber uma crítica negativa, não adianta ficar se lamentando e não buscar uma forma de solucionar o problema. Ficar remoendo os comentários em sua mente não vai trazer a solução para isso, e por isso, é importante se desculpar e seguir em frente.

Críticas sempre vão acontecer, e o importante aqui é saber lidar com elas. Não deixe que os erros apontados se perpetuem e se tornem uma rotina em seu estabelecimento, e para que isso não aconteça, é importante começar a evoluir.

Analise os pontos apontados por seus clientes, veja quais realmente são comuns em seu estabelecimentos, e não exceções, e busque por uma maneira de solucioná-los. Às vezes, uma mudança de postura dos funcionários já resolve o problema.

Contudo, a mudança não deve partir apenas de você. Converse com os outros colaboradores, apresente os pontos que foram apontados pelos clientes e pergunte por possíveis soluções para isso. Em conjunto, é possível progredir da melhor forma.

Benefícios dos feedbacks de pacientes para a empresa

Além do claro benefício de conseguir identificar os pontos fracos do seu empreendimento, o feedback do seu cliente pode trazer algumas outras vantagens. No mais, de forma resumida, ele colabora para a melhora dos seus processos internos.

Contudo, essa melhora acontece de diferentes formas, e, como veremos a seguir, influencia até mesmo na maneira como potenciais clientes enxergam a sua marca. Confira abaixo alguns dos principais benefícios de se contar com os feedbacks de pacientes.

Contribui para a imagem do consultório

Poucas situações são mais desagradáveis para os clientes do que entrar em contato com uma empresa e receber uma resposta totalmente desconexa. Isso quando a resposta realmente acontece, já que, em muitos casos, a pergunta é ignorada.

Receber uma resposta padrão, sem abordar o tema do que foi perguntado pelo cliente, é uma maneira prática de conseguir afastar a clientela. E acredite, são muitas as ações positivas necessárias para reparar esse pequeno erro.

Caso um cliente aponte que o atendimento da sua empresa não é agradável, não hesite em buscar por formas de fazer isso melhorar. O descaso com essa questão pode te fazer perder uma boa parte dos potenciais clientes que poderiam estar ali.

Prestar um atendimento humanizado, e que realmente busca solucionar as dúvidas dos clientes que estão entrando em contato, contribui para que uma imagem positiva do seu estabelecimento seja criada entre os pacientes do local, contribuindo para sua reputação.

Mantém o consultório atualizado

Muitas empresas recebem feedbacks informando que estão perdendo um cliente, porque um concorrente X está oferecendo tal serviço de maneira diferenciada. Seja por um preço mais baixo, ou qualquer outro ponto, é muito comum que tal situação aconteça.

Porém, por mais que a notícia no momento não seja boa, é possível tirar lições disso, principalmente por conta do comportamento da concorrência. Tal situação te deixa por dentro da postura que os seus principais concorrentes estão tomando.

E por isso, eles não devem ser enxergados apenas como situações negativas. Analisar o comportamento de outras empresas pode ser uma maneira interessante de analisar melhorias que podem ser implementadas também em seu negócio.

Empresa e clientes alinhados

Escutar o feedback de um cliente é uma maneira efetiva de conseguir se manter alinhado com as necessidades dele. Afinal, se a resposta dele for positiva, é sinal de que o seu consultório está prestando um bom serviço, e não precisa ajustar muitos pontos.

Caso a resposta seja negativa, é possível saber quais são os pontos que precisam ser melhorados, para que as soluções apresentadas pela empresa ainda sejam relevantes para os clientes, evitando assim, que eles migrem para os seus concorrentes.

Adaptar-se ao que os clientes estão precisando do seu empreendimento, e saber que estão trabalhando em cima das demandas corretas, é um grande benefício para quem está buscando segmentar melhor quem são os seus verdadeiros clientes.

Buscar alinhar cada vez mais a atuação da empresa, com os interesses dos clientes, é uma boa maneira de garantir que a experiência deles em seu estabelecimento seja positiva. Os feedbacks de pacientes só tendem a trazer melhorias para o consultório.

Receber feedbacks de pacientes é extremamente importante

Receber feedbacks de pacientes, como vimos no decorrer do artigo, é extremamente importante para conseguir se manter relevante no mercado. Mostrar que se importa com a experiência em seu consultório já é um passo grande a ser tomado.

Não deixe que seus pacientes fiquem com a impressão de que o seu estabelecimento não tem interesse em melhorar. Solicite o feedback e, mais importante do que isso, implemente as melhorias que julgar serem necessárias para uma melhor experiência.

feedback negativo, apesar de ser desconfortável de ser recebido, pode ensinar bastante, e pode ser o ponto crucial para uma mudança de postura dos consultórios. Porém, reconhecer que melhorias são necessárias, é o primeiro passo a ser tomado.

Não existe consultório perfeito, pois nenhuma empresa no mundo é capaz de agradar a todos. Por isso, não deixe que comentários negativos te desanimem de seguir o seu sonho como dentista. Eles devem sempre ser enxergados como fonte de conhecimento.

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