Como encontrar uma secretária qualificada?

A secretária é uma profissional com função fundamental e sua importância é ainda maior para os consultórios médicos e odontológicos.

Neste post traremos alguns pontos que devem ser levados em consideração na hora de contratar essa profissional que tanto colabora para o sucesso do seu consultório.

Tempo de leitura: 12 minutos

A secretária é uma profissional com função fundamental e sua importância é ainda maior para os consultórios médicos e odontológicos.

Basta ver a maioria das tarefas por ela realizadas. Além de manter a rotina dos atendimentos organizada, ela faz contato direto com todos os pacientes. Sendo assim, quando seu trabalho é mal feito, logo é percebido por quem frequenta o consultório.

Mas como acertar na hora de encontrar uma secretária qualificada para a sua clínica? Neste post traremos alguns pontos que devem ser levados em consideração na hora de contratar essa profissional que tanto colabora para o sucesso do seu consultório. Leia e compartilhe!

Como encontrar uma secretária qualificada?

O trabalho de uma secretária

Em primeiro lugar, antes de começar o processo de seleção para a equipe de seu consultório ou clínica, é preciso saber o que se espera do profissional. Sendo assim, cuidado para não contratar uma recepcionista no lugar de uma secretária e vice-versa. Você precisa entender o trabalho de cada uma antes de contratá-las.

Recepcionista

A recepcionista é quem irá lidar com o atendimento inicial de seu paciente. Ela até pode desempenhar algumas funções administrativas, como as secretárias fazem. No entanto, o objetivo de seu trabalho é o cuidado com a recepção. Assim, ela prepara os pacientes para o atendimento médico e atende às suas solicitações.

Podemos dizer que o trabalho da recepcionista está muito mais voltado ao lado comercial do consultório ou clínica. Outras funções que esta profissional exerce são:

• Deixar a recepção preparada e bem organizada para acolher os pacientes;

• Atender seus pacientes usando os diferentes canais de contato que forem oferecidos por seu consultório ou clínica (WhatsApp, e-mail, telefone etc.);

• Cuidar da experiência do paciente no consultório/clínica e resolver suas questões;

• Cuidar da correspondência do consultório/clínica;

• Verificar a agenda dos médicos que trabalham no local; e

• Fazer o controle dos dados de fornecedores e de pacientes.

Secretária

A secretária é aquela que tem como responsabilidade lidar com todas as questões administrativas do consultório/clínica. Elas já foram vistas anteriormente como as profissionais que apenas cuidavam da agenda dos médicos. No entanto, hoje possuem função estratégica, atendendo aos pacientes, gerenciando todas as informações, fazendo a gestão digital e negociando com fornecedores.

As principais funções de uma secretária são:

• Priorizar as demandas dos profissionais de saúde, filtrando-as;

• Organizar a agenda dos médicos;

• Responder aos e-mails que chegam à clínica/consultório;

• Elaborar documentos e relatórios sobre o controle financeiro, o perfil dos pacientes, a gestão do consultório etc.;

• Fazer o gerenciamento do estoque;

• Fazer a mediação das demandas entre os profissionais de saúde e os pacientes;

• Fazer o controle de recibos e pagamentos; e

• Fazer o gerenciamento das atividades no sistema do consultório/clínica.

Podemos observar que as duas funções se complementam. Sendo assim, a recomendação é de que se contrate uma profissional de cada tipo para o seu consultório ou clínica.

Qualificações de uma secretária

Como qualquer outro profissional, as secretárias necessitam ter determinadas qualificações que fazem com que seu trabalho seja eficiente. A seguir, daremos algumas dicas sobre estas características:

Ter uma boa apresentação

Quando o assunto é a boa apresentação, não se deve confundir com seguir os padrões de beleza estabelecidos pela sociedade. Na verdade, isto quer dizer que a secretária precisa saber escolher roupas adequadas para usar no trabalho, que ela tenha cuidados com sua higiene pessoal e que use acessórios que sejam condizentes com sua visão profissional e com o ambiente onde trabalha.

Comunicar-se de maneira educada e clara

A secretária precisa ter a capacidade de se comunicar sempre de forma educada e com clareza. Às vezes, repetir informações diariamente pode ser algo muito cansativo para as profissionais. No entanto, é preciso deixar esse cansaço de lado e entender que lidar com pessoas é um desafio constante, lembrando que cada uma delas tem comportamentos e humores diferentes.

Sendo assim, é papel da secretária atender bem a todos, usando bom humor, paciência e cordialidade. Além disso, ela precisa ter a capacidade de fornecer as informações necessárias para sanar todas as dúvidas que acompanhantes, familiares e pacientes tenham. Isso ajuda os consultórios e clínicas a fidelizarem seus clientes.

Capacidade de organização

Uma qualificação muito importante de uma secretária é a capacidade de organização. Independente do porte do consultório ou da clínica e do volume de atendimentos feitos, ela precisa cuidar muito bem da organização de documentos e de agendamentos de consultas ou exames.

A organização da secretária pode ser considerada até um dos fatores de sucesso de uma clínica ou consultório. Ela ajuda a agilizar os atendimentos e a reduzir atrasos. Assim, contribui para que a experiência do paciente seja positiva e que ele saia do local satisfeito.

Ser capaz de lidar bem com imprevistos

O dia a dia de um consultório ou clínica pode ser bastante agitado, levando em consideração suas especialidades, porte, ou até a questão de urgência médica. Com isso, muitas situações podem gerar necessidades e atrasos que não estão previstos pelos profissionais envolvidos e nem pelos próprios pacientes.

Sendo assim, a capacidade de lidar com imprevistos torna-se uma qualificação fundamental para uma secretária. É preciso que ela saiba manter a calma em momentos de tensão e que tenha iniciativa para resolver questões. É ela quem deve colocar em prática as melhores soluções sempre que possível.

Essa capacidade é tão importante que pode ser o diferencial para restabelecer a ordem no ambiente, mantendo as melhores condições para a realização de atendimentos com qualidade.

Perfil ideal de uma secretária

Outra coisa muito importante ao contratar uma secretária qualificada é o seu perfil. É preciso que ele se adeque ao local de trabalho para que as atividades sejam realizadas em perfeita harmonia e eficiência.

Sendo assim, existem algumas dicas também para encontrar o perfil ideal de uma secretária qualificada. Vamos a elas:

Possuir habilidades gerenciais

Uma das principais funções de uma secretária é lidar com as solicitações dos médicos/dentistas e as demandas de seus pacientes. Sendo assim, é muito importante observar quais são as competências adquiridas por essa profissional durante sua graduação ou em cursos de atualização.

Com isso, ao contratar, é preciso verificar currículos que apontem a busca por aprimoramento na carreira. Principalmente no que se refere às habilidades gerenciais. Considere ainda a experiência com o assunto que a profissional já tem.

Ter um bom relacionamento interpessoal

Ao contratar uma secretária, é preciso verificar como é seu relacionamento com as pessoas. Dessa maneira, atitudes como a capacidade de interagir com qualquer indivíduo, a cordialidade, o uso adequado de nossa língua e a educação precisam ser observadas.

Fique de olho ainda na linguagem não verbal, como as roupas e acessórios usados por ela, sua postura e seus gestos. Estes são comportamentos muito importantes para mostrar negatividade ou positividade nas situações.

Saber fazer o gerenciamento da rotina

Para testar se a secretária tem esta habilidade, demonstre a ela a rotina da clínica/consultório. Depois, questione quais medidas ela tomaria para resolver alguma situação que você crie.

Dessa forma, é mais fácil verificar se a secretária conseguirá gerenciar adequadamente a rotina de trabalho. Ela vai demonstrar suas estratégias de organização, sua capacidade de tomar decisões e se seu perfil é proativo perante uma dificuldade.

Ter diferenciais

Uma secretária qualificada precisa ir além do que vai ser exigido em suas tarefas diárias. Sendo assim, é imprescindível observar seus cursos de aperfeiçoamento para buscar diferenciais.

Ter o conhecimento de elaboração de planilhas de atendimento, conseguir produzir relatórios de movimentação, fazer a organização adequada da agenda e criar uma rotina que se encaixe com o perfil do consultório ou da clínica também são diferenciais.

Ter atitudes louváveis

Para descobrir se a secretária tem este tipo de atitudes, é preciso recorrer às referências profissionais e pessoais. É importante investigar sua postura dentro do antigo ambiente de trabalho, a percepção de seus gestores anteriores e quais foram as causas de seu desligamento.

A secretaria tem um cargo de confiança e, por isso, atitudes louváveis são muito bem-vindas. O relacionamento objetivo com outros profissionais, a discrição em suas atividades, um espírito de liderança e a capacidade de persuasão com o paciente são exemplos de atitudes louváveis.

Acompanhar tendências

No mundo tecnológico de hoje, é preciso estar atento às novas oportunidades de conexão fora do ambiente clínico. Por isso, é preciso que a secretária esteja atenta a todas as formas de relacionamento com os pacientes, usando diversos canais.

Hoje existem diversas tecnologias disponíveis para a avaliação do índice de absenteísmo de pacientes e do agendamento. É muito importante que a secretária saiba recorrer a essas e outras ferramentas que aperfeiçoem o gerenciamento das clínicas e dos consultórios.

Dessa forma, hoje elas têm que lidar com aplicativos de mensagens e até mesmo softwares de otimização do faturamento e de cobranças realizadas pelos planos de saúde. Desta forma, não há como uma secretária não se manter atualizada no setor de tecnologia.

Fazer a mediação de conflitos pessoais

A secretária é uma das responsáveis por manter o clima organizacional positivo. Com isso, elas precisam se embasar em técnicas de incentivo aos colaboradores e de motivação da equipe. Isto sem contar na maneira de lidar com os pacientes.

É bastante proveitoso ainda manter um relacionamento diferenciado e objetivo com cada um dos profissionais. Cada um deles tem seu modo de trabalho e suas preferências diferentes. Desse modo, a secretária precisa ser aquela que vai ajudar a dirimir conflitos pessoais caso eles ocorram.

Onde encontrar uma secretária?

Para encontrar uma secretária qualificada é possível fazer uso de diversos canais. No entanto, uma das maneiras mais usadas é a indicação. Assim, quem contrata tem um pouco mais de segurança sobre o trabalho da futura profissional, pois receberá informações de quem a indicou.

Além disso, é possível recorrer ao mercado e usar ferramentas de contratação de profissionais, cada vez mais comuns hoje em dia. Existem diversas empresas que são headhunters no mercado. Inclusive, a rede social profissional LinkedIn é outra forma de encontrar bons profissionais em busca de uma colocação.

Como e onde se qualificar

Qualquer profissional de qualquer área precisa se qualificar. E isso não é diferente para o setor de secretariado. Quem sonha em trabalhar nesta profissão encontra diversos cursos e graduações que podem ajudar a ter uma carreira de grande sucesso.

Existem cursos que qualificam uma pessoa a exercer a função de secretária e também graduações de Ensino Superior. Em ambos os casos a futura profissional consegue ganhar habilidade e expertise neste trabalho que é tão fundamental.

O curso de tecnólogo em secretariado costuma durar em torno de dois anos e meio. Ele tem como foco a gestão de banco de dados, a manipulação de arquivos e as atividades administrativas relativas à função. Como conteúdo programático, estes tipos de curso englobam inglês técnico, ciências contábeis e administração.

Já no Ensino Superior, o bacharelado em secretariado garante uma formação muito mais ampla e completa. A graduação costuma levar cerca de quatro anos, como grande parte dos cursos superiores. Nela, a futura profissional tem aprofundadas as questões referentes à assessoria direta a cadeia de comando de uma empresa, além das disciplinas que são básicas.

No bacharelado a carga horária destinada ao aprendizado de língua inglesa costuma ser maior. É muito comum que esses cursos tenham o nome de Secretariado Executivo Bilíngue ou até mesmo Trilíngue.

Este é um mercado de trabalho em que sempre existirá demanda por profissionais. O trabalho de uma secretária hoje pode ser considerado muito mais fácil, por conta do uso de softwares de gestão. No entanto, isso não quer dizer que sua função é fácil ou tranquila.

Saber usar a tecnologia é uma grande habilidade, mas se destacar por outros diferenciais é muito importante. Por isso, invista em cursos que podem agregar, como organização de eventos, redação, marketing digital, uso de planilhas, tradução etc. Isso só ajudará a profissional a se tornar mais imprescindível ainda em sua função.

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