Agenda clínica: como evitar buracos e aumentar o faturamento

Evitar buracos na agenda clínica envolve otimizar a gestão odontológica do seu consultório. O comprometimento do paciente, somado às diferentes estratégias de confirmação de consulta e de relacionamento interpessoal, e ao uso de um software odontológico são a chave para o fim das faltas e o aumento do faturamento.

Tempo de leitura: 6 minutos

Os buracos na agenda clínica podem trazer uma dor de cabeça tremenda, principalmente quando começam a impactar os lucros do negócio. Nessas horas, é preciso tomar medidas que reduzam as taxas de faltas às consultas marcadas para poder lucrar mais.

De acordo com o Indicador Tomaz (2017) a média nacional na taxa de faltas é de 15%. Entretanto, qualquer negócio que dependa do agendamento sabe o impacto que duas faltas no dia, por exemplo, pode causar no faturamento.

Infográfico Agenda Online: Falta às consultas agendadas (2017) - Distribuição nas regiões brasileiras e média no Brasil

Por isso, tomar algumas medidas pode ajudar a evitar as consequências destas ausências. Conheça aqui, então, 9 dicas para você acabar com os buracos na agenda clínica e lucrar mais.

1. A importância do comprometimento

Comprometimento com a agenda clínica.

Logo, no momento do agendamento, é ideal pedir, de maneira sutil, o compromisso do paciente. Treine a recepcionista para confirmar de maneira assertiva, através de respostas como:

Então, está marcado para o dia 15, certo? Caso não possa vir, pedimos que avise-nos com antecedência para que possamos remarcar a consulta.”

Esse é um modo educado de mostrar que seu paciente deve ter comprometimento, enquanto, ao mesmo tempo, sugere que é responsabilidade dele avisar sobre uma ausência à consulta.

2. Por que criar uma política de atrasos para a agenda clínica?

Criação de uma política de atrasos.

Criar uma política de atrasos significa estabelecer regras para facilitar o trabalho da equipe e dar mais flexibilidade para o paciente. Portanto, ao conversar pela primeira vez com o cliente, você já deixa-o ciente sobre como funciona o atraso.

Não é preciso multar o paciente, mas você pode ter normas para demonstrar que é necessário cumprir o horário, evitando, por exemplo, ficar além do horário para atendimentos. É muito importante evidenciar que você prioriza outros pacientes que cumpriram o horário.

Também estabeleça os canais de comunicação. Uma maneira é descobrindo, logo ao primeiro contato com o cliente, em qual o meio de comunicação ele está mais disponível para situações como estas.

9 dicas para acabar com os buracos na agenda clínica e lucrar mais
Otimizar a agenda clínica traz benefícios para todos

3. Quando confirmar presença por telefone?

Confirmação de presença por telefone.

É provável que a maior parte das desistências se deve a erros de planejamento: o paciente marca seu horário com muita antecedência, e então, quando chega próximo ao dia, outro compromisso aparece.

Nem sempre o paciente liga para esclarecer a situação, por isso acaba surgindo a lacuna na agenda clínica. Nesses casos, a primeira alternativa é ligar para o paciente e confirmar a presença. Pode gerar mais trabalho no começo, mas com o tempo, você pode criar um hábito.

Quando o paciente afirmar que não irá à consulta, peça que ele comunique nas próximas vezes, para que seja possível reestruturar a programação da agenda.

4. Quando confirmar presença pelo WhatsApp, SMS ou e-mail?

Confirmação de presença pelo WhatsApp, SMS ou e-mail.

Embora a ligação seja ainda muito usada, hoje existem maneiras diversas de contatar uma pessoa. Se você tem o número do WhatsApp do cliente, essa é a primeira alternativa.

O SMS também continua sendo uma excelente alternativa para lembrar o paciente da sua consulta, bem como o e-mail.

5. A importância de um bom relacionamento interpessoal

Um bom relacionamento interpessoal é importante.

Este é um critério básico para qualquer atendimento, mas nem sempre o paciente está aberto para uma conexão mais humana. Contudo, para essas pessoas você precisa criar outra forma de conexão, através de uma conversa, troca de opiniões, gostos em comum.

É claro que os benefícios disso não são só pelo agendamento, e sim para o negócio inteiro. Acontece que você terá respeito por parte do paciente, e ele terá mais cuidado com os compromissos marcados. Como resultado, poderá recomendar o negócio e ser um grande parceiro.

6. Por que ser gentil vale a pena?

Ser gentil vale a pena.

Oferecer algo para gerar retorno é uma dica, não tão direta quanto às outras, mas que funciona bem. Ofereça algo para o paciente, que pode ser um brinde ou até uma gentileza. O segredo é que, quando ganhamos, sentimo-nos na obrigação de retribuir. O marketing usa desse recurso com frequência, como você deve saber.

É a Lei da Reciprocidade: queremos retribuir quando nos dão sem pedir nada em troca. Você pode até mesmo criar campanhas para ajudar instituições de caridade, de modo que realmente ofereça ajuda a quem precisa. Por exemplo: “A cada 100 consultas fazemos uma doação para a Santa Casa”. O paciente irá querer colaborar.

7. Dê o exemplo

Dê o exemplo e siga sua agenda clínica.

A melhor forma de ensinar não é com palavras, e sim com o exemplo. Se vivemos aquilo que pregamos, é muito mais fácil convencer os outros a fazer o mesmo. Afinal, todos veem o resultado de que funciona.

Nas relações com pacientes, não é diferente. Como esperar que o paciente chegue no horário se os próprios profissionais se atrasam para o atendimento?

8. Agenda clínica: quando cobrar uma taxa de não-comparecimento

Quando cobrar taxa de não-comparecimento.

Essa estratégia talvez seja a que mais funciona. Contudo, é preciso estar atento ao Código de Defesa do Consumidor e às demais normas éticas e legislativas que regem a cobrança de taxas.

No caso de taxas sobre o não-comparecimento a uma consulta marcada, é preciso deixar claro no contrato firmado a cobrança do percentual. Explique a importância da presença no atendimento agendado tanto pelo número de pacientes quanto pelo comprometimento do trabalho.

Estabelecer uma política do consultório que altere o funcionamento dos atendimentos pode não agradar aos clientes antigos, por exemplo, mas se faz necessário. É preciso focar em resolver os buracos na agenda e com essas medidas eles, com certeza, irão desaparecer.

9. Por que usar um software de gestão para otimizar a agenda clínica?

Se você não usa um software que tenha medidas preventivas para evitar buracos na agenda clínica, talvez seja o momento de mudar de estratégia.

Por isso, conheça agora o EasyDental Cloud, o software fácil de usar! Seu sistema em nuvem permite que você acesse sua agenda de qualquer lugar com apenas um clique. A agenda possui visões diárias e semanais, de modo individual para cada profissional e com escala de horários que podem ser configurados.

Através do software , você pode também enviar lembretes de agendamento para seu paciente via SMS ou e-mail. Além disso, você pode obter relatórios detalhados, inclusive das taxas de não-comparecimento. Experimente agora o EasyDental Cloud por 7 dias grátis!

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