Como fazer a gestão de clínicas odontológicas?

Fazer gestão odontológica envolve compreender todos os processos de administração de uma clínica ou consultório. Dentre esses processos estão o atendimento ao paciente, controle de estoque de materiais, fluxo de caixa, entre outros.

Tempo de leitura: 6 minutos

Fazer a gestão de clínicas odontológicas pode ser bastante desafiador, uma vez que envolve inúmeros procedimentos de diferentes pessoas em áreas diversas dentro desse campo.

Como se não bastassem todas essas variáveis, ainda é necessário garantir que a parte administrativa da clínica seja gerenciada assertivamente. Afinal, é bom lembrar que as clínicas são empresas e, como tal, devem satisfazer as demandas dos clientes e ainda gerar lucro.

Como fazer a gestão de clinicas odontológicas?
Como fazer a gestão de clinicas odontológicas?

Por esse motivo, leia este artigo que preparamos para que você conheça uma maneira inteligente e moderna de fazer a gestão de clínicas odontológicas.

Expansão da Odontologia

Há alguns anos, bastava agendar um horário com um único dentista e o paciente já fazia diversos procedimentos. Hoje, entretanto, sabe-se o quanto a especialização pode fazer toda a diferença para a saúde bucal de uma pessoa.

Assim, houve uma expansão da Odontologia, que passou a ser mais segmentada, técnica e eficiente, proporcionando um nível de atendimento muito mais elevado, dividindo-se em:

  • Endodontia;
  • Periodontia;
  • Ortodontia;
  • Cirurgia geral;
  • Traumatologia e Cirurgia Bucomaxilofacial;
  • Implantodontia;
  • Odontopediatria;
  • Odontologia Legal;
  • Odontologia Estética.

Dessa forma, dentro de uma mesma clínica, é possível encontrarmos diferentes profissionais atuando em áreas distintas, ainda que dentro da Odontologia, isso sem mencionar casos em que é necessária uma documentação odontológica, ultrassom e exames complementares.

Os desafios

Esse é um dos motivos pelos quais fazer a gestão de clínicas odontológicas acaba se constituindo em um grande desafio:

  • Pacientes. Muitos pacientes desmarcam ou cancelam consultas com a mesma velocidade com que agendam. Acompanhar o tratamento de cada um não é tarefa fácil, em especial quando há solicitação de exames que, em alguns casos, são enviados diretamente à clínica;
  • Guias e orçamentos. Solicitação de orçamentos, formas de pagamentos, assim como preenchimento e aprovação de guias, inclusive de convênios odontológicos, geram muita burocracia;
  • Profissionais. Lidar com o pagamento dos diferentes profissionais na clínica requer muita atenção e organização. Afinal, cada procedimento tem seu valor específico e, se o tratamento requer o envolvimento de diferentes profissionais, é preciso identificá-los corretamente;
  • Estoque. Todos sabemos o quanto os materiais odontológicos são relevantes para os diversos tratamentos, e é inegável o custo elevado de alguns deles, em especial os importados, ou aqueles destinados aos pacientes com alergias e necessidades especiais.

Somando-se tais tópicos à parte administrativa da clínica, como fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, bem como recursos humanos e marketing, veremos a amplitude de atividades dentro desse ambiente de trabalho.

Ainda bem que a transformação digital está revolucionando todos os setores da sociedade, inclusive as clínicas odontológicas. Nesse sentido, aparelhos e técnicas mais modernos têm auxiliado milhares de pacientes a conseguir excelentes resultados em seus tratamentos, muitas vezes de forma mais rápida e até indolor.

Novos recursos surgem a todo momento como simulação de resultados com os tratamentos, e demais ferramentas que melhoram a experiência do paciente.

Portanto, tal experiência, apesar de ter seu ápice no procedimento em si, passa por diversas fases, iniciando no primeiro contato com a clínica, indo até um possível retorno do cliente de caráter preventivo, quando tudo se reinicia.

Automatização de processos através de software

É imprescindível que a administração não se torne refém de atividades puramente operacionais, devendo ficar livre para, de fato, gerenciar o negócio. Isso pode ser conseguido com um bom software de gestão de clínicas odontológicas.

No dia a dia de uma clínica, perde-se muito tempo com tarefas que em instantes são realizadas e, muitas vezes, de forma automática por um software. Veja alguns dos benefícios:

  • Rapidez. Basta cadastrar uma única vez o procedimento com seu respectivo preço e orçamentos podem ser feitos em minutos, além de enviados diretamente ao e-mail do cliente, de modo que ele consiga aprová-lo e já iniciar o tratamento;
  • Salários. Depois de cadastrar os profissionais, o software realiza os cálculos dividindo os valores entre eles à medida que os pacientes pagam, demonstrando maior transparência nas relações;
  • Fluxo de Caixa. Alvo de grande preocupação dos gestores, o fluxo de caixa pode ser acompanhado em tempo real, observando-se a entrada e saída de valores;
  • Fidelização. É possível programar lembretes aos pacientes quando for a época de suas consultas preventivas, assim como outras informações pertinentes ao tratamento;
  • Controle de estoque. A cada procedimento realizado, a ferramenta já baixa do estoque, eliminado o risco de não ter material para atender ao cliente;
  • Contas a pagar e a receber. Tenha total controle de tudo o que sua clínica deve receber e pagar, sem perder prazos, o que impactará diretamente seu fluxo de caixa.

Mais que um software de gestão odontológica

Na verdade, você precisa de um software de gestão de clínicas odontológicas que integre todas essas atividades para não ter de ficar com diversas planilhas ou ainda vários programas abertos. Tem de ser algo que resolva seu problema, que crie condições que o deixe livre para gerenciar o negócio, de preferência, de qualquer lugar do planeta.

EasyDental, referência no mercado de softwares para clínicas odontológicas há mais de 25 anos, desenvolveu uma ferramenta completa para a gestão de consultórios, pois foi projetada não apenas por desenvolvedores, mas também por cirurgiões-dentistas que, devido à sua expertise, conhecem as reais necessidades dos profissionais dessa área.

A gestão dos tratamentos, histórico e controle de retorno dos pacientes e todas as informações importantes que já mencionamos, assim como o odontograma, são disponibilizados na nuvem com total segurança de dados.

A versão on-line da EasyDental não requer instalação ou backup, muito menos investimento em servidores que costuma ter um custo bastante alto. Com sua interface amigável e responsiva, o software é acessível de qualquer plataforma e de onde você estiver.

Os benefícios valem tanto para uma única clínica como também para redes odontológicas inteiras, mesmo porque o software comporta a gestão de mais de uma clínica ao mesmo tempo.

Se você preza por qualidade e rapidez de atendimento, então não pode deixar de conhecer a EasyDental. Aliás, o convite está feito: você pode testar agora o EasyDental Cloud gratuitamente por 7 dias.

É a sua oportunidade de testar uma ferramenta que, certamente, levará sua clínica a um outro nível, melhorando a experiência de seus clientes e tornando o trabalho mais prático aos profissionais com quem trabalha.

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