Como um sistema de gestão pode reduzir os custos de um consultório?

Um sistema de gestão é um software que possibilita realizar a automação de processos gerenciais dentro de determinada organização. Dentre as tarefas, tem-se fluxo de caixa, agenda, cadastros, entre outras funções.

Tempo de leitura: 6 minutos

Hoje em dia, utilizar um sistema ou tecnologia de gestão se tornou mais do que apenas uma opção, e sim uma exigência para o consultório ou clínica odontológica que objetiva se manter no mercado e seguir crescendo. Essa solução contribui, de maneira geral, para o aumento da eficiência e produtividade dos processos, bem como para a redução de custos.

Se deseja saber mais a respeito dessa ferramenta, continue a leitura. Aqui, apresentamos não somente o que é um sistema de gestão, conhecido também como sistema de gestão empresarial, mas ainda como ele ajuda o consultório a reduzir custos. Confira!

Descubra como um sistema de gestão pode reduzir os custos do seu consultório
Descubra como um sistema de gestão pode reduzir os custos do seu consultório

O que é um sistema de gestão empresarial?

Em resumo, um sistema de gestão empresarial é um sistema que permite que um consultório possa ser gerido a partir dele. Simples assim. Por exemplo, no lugar de realizar o cadastro de cliente a partir do método tradicional, é possível se valer desse tipo de tecnologia para acelerar o processo e, assim, garantir uma excelente gestão dessa atividade.

Geralmente, um sistema de gestão empresarial costuma integrar todas as operações que fazem parte de uma empresa, como um consultório. Por exemplo, quais setores fazem parte de uma clínica odontológica? Vários, a exemplo de: marketing ou comunicação, atendimento, financeiro e contabilidade, etc.

Então, o sistema reúne esses setores em um só lugar, permitindo que os gestores possam trocar e consultar dados a respeito dos departamentos. Em geral, essa solução conta com abas ou plataformas que correspondem a cada operação da empresa: para o setor de atendimento, existe um ambiente específico com as funções que ele desenvolve, como agendamento de consulta, cadastro de pacientes, cancelamento de consulta, consulta de ficha de paciente pelo dentista, entre outras.

O sistema de gestão integra operações, de modo a fazer com que elas sejam otimizadas e feitas com maior velocidade, o que, na prática, aumenta a competitividade do consultório, fazendo com que atraia mais clientes e feche oportunidades de negócios.

Como um sistema de gestão empresarial ajuda um consultório a reduzir custos?

Um sistema de gestão empresarial contribui para que um consultório se torne mais eficiente, reduzindo custos, mas sem perder a qualidade na execução de suas operações. A seguir, veja como essa ferramenta auxilia nesse sentido.

Redução de recursos humanos

Como se sabe, é fundamental contar com recursos humanos para executar as operações corporativas do dia a dia, seja qual for o negócio. Mas, sabia que é possível diminuir o efetivo de colaboradores com um sistema de gestão e, assim, reduzir custos?

Um sistema de gestão automatiza a maioria das operações de um consultório, de modo que ele não precise de um grande efetivo de recursos humanos. Algumas das atividades que um software de gestão pode automatizar são:

Atendimento ao cliente

Desde que conte com uma ferramenta pré-estabelecida de atendimento ao cliente, como um chatbot, um sistema de gestão pode automatizar essa operação, reduzindo o quadro de colaboradores que atua nesse setor.

Agendamento de consulta

Hoje, é possível incluir em um sistema de gestão a opção de agendamento de consulta online. Mas, veja que é preciso externalizar essa possibilidade a partir de um canal de comunicação, como site, por exemplo. Com isso, não é necessário contratar uma recepcionista para realizar essa tarefa.

Emissão de relatórios

Antes do desenvolvimento tecnológico, a maioria das organizações contava com pessoas específicas para montar relatórios sobre atividades de gestão, seja de um departamento específico ou de toda a marca. A realização dessa tarefa não apenas tomava demasiado tempo, mas também gerava custos.

Com o software de gestão, é possível emitir relatórios de gestão de forma automática, pois a própria solução absorve os dados que são colocados diariamente e cria gráficos, entre outros formatos, que podem facilitar a compreensão de quem lê.

Evita retrabalhos

Os retrabalhos, além de atrasar o desenvolvimento da empresa, bem como sua eficiência e produtividade, geram custos. Em um primeiro momento, muitas pessoas vão dizer que os custos são mínimos. Mas saiba que, quando isso deixa de ser pontual para se tornar rotineiro, pode prejudicar seriamente o crescimento do consultório.

Tomemos um exemplo simples: digamos que a recepcionista tenha errado os dados do paciente na hora de fazer o seu cadastro (em formulário impresso), tendo assim que recomeçar o processo. Esse erro, que parece banal, pode ocasionar alguns custos, como: mais um formulário, que foi comprado com o dinheiro do consultório; gasto de material de apoio; a fila de atendimento é prejudicada, fazendo potenciais clientes pensarem em desistir ou até mesmo desistirem. Se colocado na ponta do lápis, é um erro de custo significativo que desencadeia outros problemas.

Com o sistema de gestão empresarial, o atendente não só ganha tempo no cadastro do paciente – e isso quando ele mesmo não faz, o que pode gerar maior redução de custos -, mas também evita gastos, uma vez que não precisa de papel nem de caneta, entre outros materiais de apoio, para refazer o trabalho.

Reduz custos com material de apoio

Um sistema de gestão também pode contribuir para a redução de custos com a compra de material de apoio, isso por um motivo um tanto óbvio: essa solução digitaliza a maioria dos processos, evitando assim que haja gastos com papel, caneta, clips, pastas, etc. Além disso, é possível até mesmo salvar arquivos na nuvem ou dentro da própria solução, o que dispensa também a compra de armários para o armazenamento de documentos.

Ainda que tratem de custos relativamente baixos, se você somar, por exemplo, a quantidade de papel que uma empresa ou consultório utiliza em um mês, seis meses, até mesmo em um ano, verá que poderia ter economizado uma boa quantia de dinheiro e aplicado essa economia na melhoria dos processos, objetivando com isso se tornar mais eficiente e produtivo.

Quando o profissional pensa grande, ele valoriza cada real que entra e utiliza esse dinheiro com sabedoria, ou seja, só gasta se realmente for para o desenvolvimento sustentável do negócio.

Gostou deste conteúdo e gostaria de ler outros similares? Então não deixe de assinar nossa newsletter e receber as novidades de artigos com exclusividade em seu e-mail!

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *