Dicas odontológicas de sucesso: agendamento e pós-consulta

É preciso alguns cuidados durante o processo de agendamento de consultas. O dentista deve estar atento desde o processo de confirmação até a pós-consulta. Fazer este acompanhamento do paciente através de um contato, seja por meio de mensagens ou ligações, é uma excelente forma de fidelizá-lo.

Tempo de leitura: 6 minutos

A rotina de um consultório dentário pode ser trabalhosa: do agendamento à pós-consulta, existem várias etapas que os profissionais devem seguir para oferecer um atendimento de qualidade. Por isso, acompanhe agora nossas dicas odontológicas de sucesso para fazer uma gestão de agenda de excelência!

O paciente ideal é aquele que volta para consultas de rotina, que não falta e não chega atrasado. O profissional ideal é aquele que facilita a vida do paciente, antecipa as suas necessidades e mantém um bom relacionamento interpessoal. Assim, para que o paciente volte, é importante invista em uma comunicação tecnológica.

Neste artigo, vamos dar algumas dicas de como manter um controle adequado de agendamento odontológico e gerir uma pós-consulta que garanta o retorno do paciente.

A imagem contém uma recepcionista sentada sobre sua mesa e em frente ao seu notebook. A mesa também contém uma xícara sob um píres, blocos de anotação e uma caneta. A mulher está de óculos, tem os cabelos soltos, sorri e seus braços estão dobrados para o lado em ato convidativo ao paciente entrar na clínica.
Dicas odontológicas de sucesso: agendamento e pós-consulta

Como fazer um bom agendamento

Os pacientes, na maioria, querem manter suas consultas fixas a um consultório, já que é mais proveitoso e rentável do que estar sempre mudando. Mas o que faz o paciente escolher você e não outro dentista?

Muitas vezes, a atenção dada ao paciente faz com que ele prefira um profissional, mesmo que a consulta seja mais cara ou o consultório seja mais longe.

Atualmente, existem diversas opções tecnológicas que facilitam o contato com o paciente. Aí vão algumas dicas odontológicas para garantir um bom atendimento e melhorar agendamento e pós-consulta:

Estabeleça uma política de atrasos

Quando o paciente chega atrasado, interfere na agenda clínica. É importante estabelecer uma política de atrasos, para que o paciente se esforce para cumprir o horário e tenha a possibilidade de se comunicar com a clínica caso haja alguma alteração em seus planos.

Invista em um software odontológico

Para agilizar o atendimento e otimizar os processos de gestão da clínica, o uso de uma software odontológico é uma ótima opção. Com ele você pode controlar o cadastro de novos e antigos pacientes, administrar o agendamento e fazer a gestão financeira. Dessa forma, o controle do seu consultório via sistema facilitará os passos de todos os funcionários da clínica.

Organize a sua agenda de horários

O uso de um software tecnológico facilita as operações e otimiza tarefas. O programa auxilia na organização dos horários, com a repetição de agendamento para outras datas, o controle de faltas e o encaixe de emergências em momentos adequados, de forma rápida e segura.

Faça contato com o paciente antes da consulta

Evite buracos na agenda mantendo contato com o paciente antes da consulta. É responsabilidade da clínica fazer a confirmação de consulta, para que o paciente até mesmo se lembre do compromisso marcado.

Para isso, o uso de dispositivos tecnológicos deve ser administrado. Para um retorno rápido do paciente, talvez seja melhor usar o WhatsApp ou de SMS. Através dessas ferramentas, envie uma mensagem de confirmação de horário ou uma mensagem de cancelamento de consulta.

Envie mensagens assertivas

Para o envio de mensagens, por exemplo, você pode usar um sistema automatizado, com mensagens padronizadas, que facilitam o agendamento, como a confirmação de consulta, a confirmação de horário e o cancelamento de consulta.

Para escrever seu texto, busque usar palavras simples, de fácil compreensão, e seja o mais objetivo possível. No começo, cumprimente o paciente, e identifique o motivo do contato. Seja simpático, educado e objetivo.

Em caso de uma mensagem de confirmação de consulta ou confirmação de horário, que devem ser feitas com até 48 horas de antecedência, peça que o paciente confirme o comparecimento ao consultório, na data e no local marcados. Para as mensagens de cancelamento, o sistema automatizado facilita o atendimento, reduzindo faltas e, consequentemente, prejuízos financeiros.

Pós-consulta sem erro

Para que o paciente se lembre do seu atendimento e priorize o seu consultório, é preciso que a clínica tome alguns passos de pós-consulta e crie estratégias para aumentar o engajamento.

Fidelização do paciente

Muitas vezes, no meio de tantas atividades diárias, o paciente esquece as consultas marcadas. Fidelizar o paciente é a chave para mantê-lo ligado ao seu consultório e garantir um pós-consulta sem erro.

Abuse das opções tecnológicas: usando diversos canais, como WhatsApp, SMS e e-mail, por exemplo, o profissional pode entrar em contato com o paciente para garantir uma interação na pós-consulta. Além disso, você usar esses mesmos canais para agendar uma consulta de retorno.

Para o profissional interessado em captar os pacientes que já não frequentam o consultório há um tempo, as mensagens padronizadas podem ser enviadas para promover eventos ou divulgar promoções, além de congratulações de aniversários e boas-festas. O importante é garantir uma presença digital.

Mensagem de retorno

Após o atendimento, o profissional deve oferecer ao paciente a opção de uma nova visita. Para isso, deve mandar ao cliente uma mensagem de retorno ao dentista, para a continuação do tratamento ou um procedimento mais simples, como uma limpeza ou visita de rotina.

Com o uso de um software, é possível criar um alerta para o retorno, para que você mantenha o controle do momento ideal para entrar em contato com o paciente.

Feedback de atendimento

Outro tipo de mensagem que pode ser feita logo após o tratamento é o pedido de feedback, com um sistema de classificação do atendimento, tanto dos funcionários quanto do profissional.

Além disso, por meio do canal de comunicação, o paciente pode dar sugestões e fazer perguntas aos atendentes. É interessante também pensar em um sistema de mensagens rápidas, como um chat de atendimento.

Conclusão

Gostou das nossas dicas odontológicas? Elas são essenciais para que você, dentista, mantenha um bom relacionamento com seus pacientes. Um agendamento odontológico de excelência é uma forma de gerir os horários e otimizar o atendimento.

Já a pós-consulta é uma maneira de garantir o retorno do paciente à sua clínica e a melhorias dos atendimentos através do feedback. Dessa forma, o seu consultório poderá se empenhar para produzir um atendimento de sucesso e manter uma cartela de pacientes fiéis.

O uso de um software odontológico pode poupar horas de trabalho, reduzir gastos, padronizar processos. Além disso, pode auxiliar na qualidade do atendimento ao paciente e no pós-atendimento.

Com uma agenda organizada, a clínica tem melhores chances de conquistar novos pacientes e manter os que já foram atendidos através da pós-consulta. Os melhores profissionais são, portanto, aqueles que priorizam a comunicação com os pacientes e procuram facilitar esse contato.


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