Como fazer gestão de clínica odontológica na prática

Para construir uma ótima clínica, além de ser um excelente profissional, é preciso também um conhecimento em gestão e liderança. Entender quais as habilidades necessárias permite desenvolver a atuação profissional e, por isso, se faz necessário saber como é a gestão de uma clínica odontológica na prática.

Tempo de leitura: 12 minutos

Um excelente trabalho de gestor exige as habilidades de liderança, comunicação, trabalho em equipe, atendimento ao cliente entre outras. Dessa forma, fazer a gestão de clínica odontológica na prática requer que todos os aspectos sejam observados. A tarefa do bom líder é, portanto, olhar para dentro da clínica e para fora, de modo a criar uma harmonia entre as partes.

Ao olhar para dentro, você precisa saber como liderar sua equipe e entender os recursos e necessidades que o negócio possui, enquanto que, ao olhar para fora, você precisa entender a demanda dos clientes e as oportunidades que o mercado oferece atualmente.

Nesse contexto, este conteúdo está dividido nas partes fundamentais para sua clínica odontológica, de modo a facilitar o entendimento sobre como lidar com a parte interna e externa do seu negócio.

Gestão de clínicas odontológicas na prática
Gestão de clínicas odontológicas na prática

Gestão de clínica: lidando com pacientes na prática

Saiba a importância do cliente

O cliente é a parte mais importante do negócio, é ele que faz sua equipe acordar cedo para trabalhar e é ele que paga as contas de todos. Por isso, é fundamental olhar para o cliente a todo momento, tanto para levar o melhor tratamento como para saber comercializar seu serviço.

Quem já passou por momentos de crise sabe que trazer alguns clientes resolve muitos problemas. Por isso, é importante tentar atrair novos clientes e também cuidar bem dos que você já tem. Aqui, ações de marketing são excelentes, como o envio de um cartão de aniversário, uma mensagem: é preciso demonstrar o quanto eles são importantes para sua clínica.

Clareza com o tratamento

Os pacientes só aceitarão o tratamento facilmente se eles o compreenderem facilmente. Assim, na hora de comunicar ao cliente os procedimentos necessários, concentre-se no valor que o tratamento levará para ele, e não nos aspectos técnicos.

É preciso, desse modo, demonstrar que a qualidade de vida que o paciente espera pode ser alcançada com a sua recomendação.

Veja o lado humano

Quem está no meio empresarial às vezes se perde nas conversas sobre negócios e vendas: tudo parece se tratar apenas de comércio, quando na verdade estamos lidando com pessoas. Do outro lado, o cliente não pensa tanto em encontrar o serviço mais barato para ele, mas o que fará ele se sentir melhor.

Sendo assim, ter uma gestão de clínica odontológica que olhe para o lado humano irá diferenciar seu negócio na prática: tratar bem o cliente, conversar com ele, tentar entender suas motivações e respeitar seu jeito de ser deve ser um fundamento para sua gestão.

Gestão de clínica: lidando com sua equipe na prática

Saiba contratar

O ponto principal na contratação é o olhar para o bom profissional. Você precisa desenvolver esse olhar, para saber investir na sua equipe. Não contrate pela idade ou pela formação, mas pelo comportamento. Antes vale um jovem inexperiente, mas dedicado, que deseja crescer, do que um profissional experiente que passou por muitas clínicas e não conseguiu ficar em nenhuma.

Um bom jovem profissional sabe ouvir e quer aprender. E você, evidentemente, deve ter prazer em ensinar. Entenda que seus colaboradores são ativos da empresa, eles trazem valor para seu negócio. Se você souber ensiná-los, terá um excelente desempenho, e eles se tornarão grande profissionais, talvez líderes, e serão gratos a você por isso.

Trate todo mundo bem

Aquela velha máxima que diz que devemos tratar os outros como queremos ser tratados é uma verdade incontestável. Nos negócios, não existe nenhuma vantagem em tratar o colaborador mal, pelo contrário. Quando você os trata bem, facilita seu próprio trabalho, pois eles tenderão a respeitá-lo e ouvi-lo. Além disso, você dará um bom exemplo de como se comportar.

Seja dedicado tanto ao colaborador como ao paciente: saiba ouvir e seja tolerante, responda suas dúvidas levando em consideração que eles podem não saber o que é óbvio para você. Empatia é uma virtude que deve ser cultivada, pois assim você cria relacionamentos fortes. Seus colaboradores vão segui-lo não por medo, mas por admiração. Com isso sua clínica odontológica só tem a ganhar.

Capacite para obter melhores resultados

Fazer de um funcionário gestor não fará com que ele adquira as habilidades necessárias para estar no cargo. Se esperamos uma evolução profissional do colaborador, precisamos oferecer recursos para que ele evolua. A capacitação dos seus funcionários é fundamental para você ter um trabalho melhor.

Existem diversas opções para você treinar seus colaboradores, como cursos, conferências, livros. O importante é demonstrar para eles que a busca por formação é constante, pois nunca estaremos suficientemente formados.

Antes de cobrar mudança, mude você

Grande parte dos problemas de uma empresa vem do seu líder. O “chefe” péssimo tende a culpar seus funcionários em vez de tentar, antes, uma mudança em si. Por isso, gerenciar a si mesmo, as próprias emoções é o que diferencia um líder de um chefe ruim. Você vence pelo exemplo, não pelo argumento.

Aprenda a mudar e evoluir. Você precisa, antes, se cobrar internamente e melhorar para depois exigir algo diferente dos seus funcionários. Não dá para esperar um comportamento diferente se você continua fazendo sempre a mesma coisa.

Comande com a clareza de um líder

A liderança determinará a qualidade do trabalho. Um bom trabalho acontece porque há clareza na mensagem. O líder sabe passar a estratégia com eficácia, as tarefas e mudanças que precisam ser feitas. Faça reuniões regulares, mas sem fazê-las serem chatas para os funcionários.

Um bom líder possui uma visão clara, sabe comunicar suas ideias com facilidade e delegar responsabilidades que os membros da equipe precisam cumprir. Você deve se esforçar em criar uma equipe que seja coesa e trabalhe na direção que você indicar. Assim, você garante que sua clínica tenha uma prática comum, que só trará excelentes resultados.

Crie políticas claras para a sua gestão de clínica

Toda empresa tem políticas, e você não pode esperar que os colaboradores saibam quais são elas se você não as reforça. Crie uma programação com políticas fáceis de entender.

Demonstre como funciona as regras internas, como código de vestimenta, férias, licença-maternidade, uso do celular, por exemplo. E seja paciente, existem vários tipos de seres humanos. Alguns podem ser excelentes profissionais, mas possuem dificuldades em seguir regras.

O marketing na gestão de clínica odontológica na prática

O marketing é fundamental

Houve um tempo em que o marketing era um recurso que as empresas utilizavam para se diferenciar. Esse tempo foi embora, pois hoje o marketing é um dos pilares do negócio. Muitas empresas até criam planos de negócio em torno do marketing.

Se nosso mundo atual depende do marketing, é porque ele funciona. Portanto, dedique-se a pensar no seu marketing. É importante ter bons profissionais ao seu lado, pois você pode criar um negócio, mas eles criarão a sua marca.

Use a internet

Quando falamos em marketing hoje, falamos do meio digital. Ele é de baixo custo e alto retorno. Se antes não era possível prever o retorno do investimento em marketing, por não haver ferramentas para essa medição, com a internet isso se tornou plenamente possível.

Existem diversos recursos para serem explorados. Anúncios, otimização de sites, redes sociais. Converse com profissionais e veja qual a melhor solução para sua clínica odontológica.

Tenha um bom site

Na internet você deve criar uma marca que se conecta emocionalmente com o potencial público. Invista em um bom site e em conteúdo que interesse seu público. Isso fará com que os visitantes se aproximam da marca e lembrem-se dela quando precisarem.

Invista em otimização para aparecer no Google e em anúncios on-line para as pessoas que procuram clínicas próximas à sua cidade.

Aposte no marketing off-line

Com a alta do marketing digital, muitos gestores acreditam que o investimento na internet, como em anúncios PPC (pagamento por clique) e Face Ads, basta para um bom resultado. No entanto, há um mercado grande lá fora que não utiliza a internet. Você precisa chegar ao seu cliente potencial, independentemente de onde ele esteja.

Por isso, nas conversas com profissionais de marketing tente descobrir onde parte da sua verba de marketing pode ser aplicada em meios convencionais, fora da internet. Dependendo de onde esteja inserida sua clínica, até mesmo o investimento em TV compensa. Afinal, todos precisam de dentista, dos usuários de internet aos ouvintes de rádio.

Use indicadores de desempenho

Indicadores de desempenho fornecem um diagnóstico do seu negócio com base em dados fundamentais para a clínica. Você pode utilizar ferramentas on-line que ajudam no trabalho. Com isso você consegue medir, por exemplo, o fluxo de novos pacientes, a taxa de cancelamento e não comparecimento. São excelentes recursos para a planejar melhor os próximos meses.

Como ser um grande gestor: fazendo gestão de clínica odontológica

Pense como gestor de um grande negócio

O gestor deve olhar para o negócio pensando sempre em crescer. Para isso, é preciso criar valor e entregar eficiência para o cliente. Pense sempre como uma grande empresa e nunca como uma pequena clínica. Assim você aumenta o valor do próprio negócio e vai se esforçar para fazer o melhor trabalho. Essa postura será assimilada pelos colaboradores.

Planejamento é a solução

Não chamamos grandes empresas de organizações à toa. É porque seus gestores têm a capacidade de planejar e organizar todos seus recursos para extrair o máximo deles. Se planejar não é o seu forte, você pode até contratar um administrador ou se capacitar para se tornar um. Mas o planejamento é indispensável.

O ponto principal do planejamento é o objetivo final, o que você pretende alcançar. Com base nisso, você estabelece metas de curto prazo e as ações que precisam ser feitas para o objetivo final. Não é uma tarefa difícil, pelo contrário. O planejamento é a etapa mais simples.

Gestão de clínica: saiba executar o plano

A execução do plano é o que diferencia seu negócio. Não adianta criar um excelente planejamento se você pecar na execução. A prática ideal só pode acontecer quando a execução do plano é bem-feita. Para isso, mantenha-se focado em objetivos claros. Tenha a estratégia correta para atingir cada meta e delegar as funções para as pessoas certas. Além disso, é importante checar diariamente o andamento do plano.

Treine para ser o melhor

A maior armadilha para um líder é achar que já sabe tudo. Você precisa se avaliar constantemente e saber o que precisa melhorar. Após isso, é fundamental ir atrás de treinamento para melhorar seu desempenho.

Também é importante ouvir os colaboradores para tentar aprender com as opiniões deles. Muitas vezes eles podem falar a verdade sobre como você pode melhorar, não porque sabem mais, mas porque têm carência de liderança em certos aspectos do trabalho.

Crie valor

A habilidade de criar valor para o negócio é a capacidade de dar competitividade para sua empresa dentro do setor. Todo mundo precisa de dentista, mas existem várias clínicas e profissionais capacitados por aí. O que irá fazer com que o cliente procure a sua clínica? A grande questão é como entregar um serviço diferenciado, que vai do atendimento único, passando pela visão íntegra e o custo-benefício.

Atualização constante

A área de saúde é uma das que mais depende das inovações tecnológicas. Isso porque quanto mais avançada a tecnologia, melhor e mais rápido é o tratamento. Por isso, clientes procuram por empresas que estão atualizadas, com tecnologias recentes.

Mas não pense que essas tecnologias se limitam à aplicação técnica do trabalho. Elas também envolvem gestão. Hoje temos diversos conceitos novos, como inteligência artificial, Big Data, internet das coisas, computação em nuvem e tantos outros que mudarão a forma de fazer negócios. É preciso estar a par de tudo isso.

Gestão de clínica do estoque

Em uma clínica odontológica, o custo do estoque normalmente compreende 5% ou 6% do valor bruto. Nem por isso você vai dispensar uma gestão do estoque utilizando métricas de controle. Saber níveis mínimos e máximos, datas de validade, equipamentos etc., é uma parte importante da sua gestão. Gerir o inventário facilita o trabalho e garante que você não gaste demasiadamente.

Invista em softwares de gestão de clínica

Existem os mais variados softwares de gestão de clínicas odontológicas. Eles facilitam seu trabalho na medida em que integram os departamentos, organizam os processos, facilitam a comunicação, geram relatórios e muito mais. As vantagens são inúmeras, e o investimento, hoje, é indispensável.

Com um software, você terá mais organização, produtividade e economia de custos. Caso esteja interessado, convidamos para que conheça o EasyDental Cloud e aproveite para experimentar gratuitamente por 7 dias!

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