Gestão de tempo na clínica odontológica: qual o segredo?

Neste artigo, é feito um panorama completo sobre qual é o segredo da gestão de tempo nas clínicas odontológicas.

Tempo de leitura: 6 minutos

Um dos maiores desafios nas clínicas odontológicas é a gestão de tempo. Não apenas no volume de atendimentos, mas também em relação aos inúmeros dados e métricas que cernem este tipo de serviço, ter um planejamento nesse sentido é indispensável, inclusive como fator competitivo.

Afinal, não são todas as clínicas do setor odontológico que se preocupam com isso. A consequência? Posicionam-se atrás da concorrência, não atendem à demanda, alongam consultas e até mesmo podem se perder entre os exames dos pacientes.

Segundo o Conselho Federal de Odontologia (CFO), são 52 mil clínicas abertas em todo o Brasil – isso não inclui o número de profissionais e outros serviços. Assim, caso os profissionais não tomem medidas de administração de tempo, perderão espaço no mercado.

Outro dado é importante para entender porque a gestão e otimização de tempo torna-se indispensável nos serviços da odontologia: uma pesquisa feita junto ao CFO e divulgada na Agência Brasil, mostrou que 82% dos cirurgiões-dentistas continuaram exercendo sua profissão durante a pandemia.

Desse recorte, 84% mostraram que tiveram impactos altos ou muito altos nas suas rotinas e, consequentemente, nas finanças. Grande parte, vale destacar, pelos horários reduzidos – que poderiam ser dinamizados com medidas para gerir suas rotinas.

Dentro de todo esse contexto, trazemos um artigo completo sobre qual é o segredo da gestão de tempo nas clínicas odontológicas.

O que é gestão de tempo?

Primeiramente iremos percorrer sobre o que se trata esse conceito. Basicamente, falamos de mais que uma organização de horários: é, sobretudo, uma estratégia para direcionar quais ações precisam ser divididas e priorizadas dentro da sua clínica.

Mostraremos, também, quais competências toda a equipe precisa ter para a otimização do tempo. Em outras palavras: é necessário delegar responsabilidades para o atendimento e agendamento; diminuir a carga dos cirurgiões-dentistas em relação a processos burocráticos, focando no atendimento; e eliminando processos manuais ou que gerem retrabalho.

Resumindo, podemos dizer que gestão de tempo e produtividade andam lado a lado. Assim, é possível aumentar receitas e resultados diminuindo a carga de trabalho. Tudo isso através de uma organização focada em prioridades e preenchendo as lacunas observadas na empresa.

Qual a importância da gestão de tempo na clínica odontológica?

Como citado acima, há uma série de pontos que mostram que o planejamento e a gestão de tempo são indispensáveis na sua clínica. Contudo, isso vai bem mais além do que delegar funções.

A sua importância vem em pontos como:

Diminuição de horas extras executadas para alcançar as metas esperadas. Aqui não estamos falando do pagamento de funcionários (apesar de ser um ponto considerável); a questão é quanto os dentistas precisam despender de um tempo que teriam livres para fechar as contas no final do mês.

  • Evita-se reagendamento com pacientes, bem como não ter horários para atender novas pessoas. Quando há uma agenda lotada por uma série de problemas que vão além da alta procura, deve-se entender onde o tempo está sendo perdido para ampliar a capacidade de consulta.
  • Elimina-se, também, o atraso. Um dos maiores diferenciais competitivos em uma clínica odontológica é o tempo de espera do paciente que, ao chegar e ser atendido no horário agendado, terá um nível de satisfação alto em relação a quem precisa esperar mais que o necessário para realizar sua consulta e/ou procedimento.
  • Consequentemente, traz-se mais receitas para o negócio, como menos terceirizações, pontualidade na negociação de insumos (que estão mais escassos devido à pandemia), entre outros.
Gestão de tempo na odontologia
Gestão de tempo na clínica odontológica: qual o segredo?

Como fazer uma boa gestão do tempo?

Pode até parecer um desafio, mas é algo que pode ser aplicado de maneira gradual. O primeiro e indispensável ponto de partida é organizar a agenda de todos: saber qual é a rotina dos dentistas, quais as funções da secretária e de outros colaboradores da empresa.

Analisando espacialmente, esqueça aquelas agendas em papel que não integram a empresa: opte por ferramentas de gestão de tempo de acordo com a sua necessidade.

Felizmente, há uma série delas – algumas feitas pontualmente para clínicas odontológicas, como os softwares desenvolvidos para as mais variadas necessidades deste tipo de segmento, principalmente para fazer uma boa gestão de tempo.

É importante destacar que, em determinados casos, a própria empresa que oferece essa solução pode te ajudar a identificar as lacunas e onde há o problema na administração de tempo da sua clínica.

A situação mais latente, portanto, é traçar uma estratégia que envolva:

  • Agenda bem delimitada, com uma margem de tempo para não atrasar agendamentos;
  • Construir uma hierarquia de necessidades e responsabilidades no dia a dia da clínica;
  • Traçar metas em cima da produtividade sem a necessidade de cumprir novas jornadas;
  • E, claro, analisar periodicamente onde estão sendo gastos minutos e horas desnecessárias.

Ferramentas de gestão de tempo

Esqueça de fazer tudo isso de maneira manual. A tecnologia e os dispositivos digitais estão aí para fazer de tudo: integrar, centralizar, automatizar e gerir suas várias rotinas, desde a automatização de processos até a linha tênue entre gestão de tempo e produtividade.

Por isso, opte por ótimas ferramentas do gênero.

Trello

É o principal recurso para gestão de tarefas, que hierarquiza suas necessidades e mostra em que etapa do processo estão suas funções. Ótimo para se organizar, mas precisa de outros complementos específicos para clínicas.

Software de gestão

É a base do planejamento estratégico da clínica odontológica e a mais completa solução para o setor, pois consegue realizar a automatização de processos que incluem desde o agendamento até os mais variados dados, como os financeiros. Também, integra toda a empresa, ajudando a unir setores – o que amplia a comunicação e diminui erros (e, consequentemente, retrabalho).

Método GTD

É uma metodologia ótima para ser aplicada tanto no Trello quanto em softwares para clínicas. Ele divide suas ações em etapas, o que te ajuda a priorizar aquilo que é mais urgente, principalmente em relação ao tempo. É possível sair do nível de coleta, passando por processos, organização, revisão e, por último, a realização das suas ações.

Outras ferramentas

Há uma série de outras ferramentas de gestão de tempo, como o Google Calendar (disponível em grande parte dos smartphones com Android), além do Asana, um ótimo compartilhador de tarefas a ser utilizado de forma coletiva.

Conclusão

Este processo te levará, em pouco tempo e de forma assertiva, a encontrar lacunas na sua agenda que você não fazia ideia que possuía. O importante é iniciar o processo de análise de todas as rotinas internas e, assim, ganhar não apenas em horas e minutos, mas também em conforto e qualidade de vida.

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