A gestão financeira em clínicas e consultórios durante a pandemia

A gestão financeira em clínicas e consultórios odontológicos envolve uma série de procedimentos relacionados à análise, controle e planejamento do fluxo de caixa. Veja como lidar com ela durante a pandemia do novo coronavírus.

Tempo de leitura: 12 minutos

A pandemia do novo coronavírus certamente complicou a vida de todos, obrigando empresas e colaboradores a modificar drasticamente suas posturas perante o próximo. No caso de clínicas e consultórios odontológicos, a situação não é diferente, principalmente se tratando da gestão financeira.

Visto que a gestão financeira abrange não apenas o correto investimento de capital em materiais e declaração de bens, como também os novos hábitos necessários à preservação da vida, faz-se necessário explicar alguns pontos muito importantes para garantir o sucesso de seu empreendimento, bem como a satisfação e a segurança de seus pacientes.

A seguir, explicaremos os principais pontos que devem ser levados em consideração na hora de executar as tarefas pertinentes ao seu negócio, as principais consequências da pandemia sobre seu funcionamento e como utilizar, de forma inteligente, os recursos à sua disposição.

Impactos da pandemia na gestão financeira da sua clínica

Alguns recursos estão mais escassos por conta das necessidades de hospitais públicos e particulares para o tratamento dos acometidos pela pandemia, além, é claro, de casos normais de adoecimento. O fluxo de pacientes, dependendo do cenário profissional, também foi reduzido por conta das medidas de isolamento social recomendadas pela Organização Mundial da Saúde.

Afinal, esta é uma situação extremamente perigosa e inédita à humanidade, a qual não enfrenta algo assim há pouco mais de 100 anos. Felizmente, a medicina moderna evoluiu ao ponto de ser capaz de criar mecanismos de defesa a pacientes e profissionais de saúde, ainda que se saiba pouco sobre a doença.

Uma vez que apenas o isolamento social, pelo menos por ora, é a melhor precaução para lidar com o vírus, certas adaptações se fazem necessárias para garantir a correta gestão financeira de consultórios e clínicas odontológicas. Tanto pacientes como profissionais devem tomar certos cuidados e obedecer certos procedimentos para minimizar os danos da pandemia, garantindo melhor qualidade de vida a todas as pessoas.

É possível funcionar durante a pandemia?

Conforme informado anteriormente, o isolamento social é, sem dúvidas, um dos mecanismos mais eficientes para o combate à pandemia. Portanto, diversos empreendimentos foram fechados com essa finalidade. Consultórios odontológicos, em alguns casos, entraram nesta malha fina.

A principal orientação dos Conselhos Regionais de Odontologia (CROs) é de que o atendimento seja restrito a pacientes graves e urgentes, deixando de lado consultas menos sérias até o afrouxamento ou encerramento da medida de isolamento implementada pelo governo federal.

Segundo a Portaria 639, publicada no dia 2 de abril de 2020 pelo Ministério da Saúde, foi lançado um plano chamado “O Brasil Conta Comigo – Profissionais de Saúde”. O objetivo do plano é a realização de cadastro de profissionais de saúde e capacitá-los para enfrentar a pandemia do coronavírus. A medida é obrigatória e regulada pelos CROs ao redor do país.

É importante que todos os profissionais de saúde acessem o site do Conselho Federal de Odontologia (CFO) para entender a fundo de que se trata o plano de ação do governo, garantindo, assim, eficiência e segurança não só aos profissionais, mas a todos os seus pacientes neste momento tão delicado em que o mundo se encontra.

Grosso modo, a atividade dos profissionais de odontologia não está proibida. O que está sendo sugerido é que o atendimento seja limitado a casos mais urgentes e que medidas preventivas sejam levadas à risca para evitar o aumento na curva de contágio. Tal iniciativa certamente vai mexer com o faturamento de clínicas e consultórios odontológicos.

Mas, quais casos são considerados urgentes?

Segundo informações do Conselho Federal de Odontologia e da American Dental Association (ADA), os casos de urgência que devem ser tratados pelos profissionais de saúde são os seguintes:

Casos urgentes

  • Pulpite irreversível;
  • Pericoronite;
  • Osteite pós-operatória cirúrgica ou troca de curativos de cavidade seca;
  • Abscesso ou infecção bacteriana localizada, resultando em dor e inchaço localizados;
  • Fratura de dente resultando em dor ou causando trauma nos tecidos moles;
  • Trauma dentário com avulsão / luxação;
  • Confecção de restauração temporária caso a restauração for perdida, quebrada ou esteja causando irritação gengival;
  • Cárie extensa ou restaurações defeituosas que causam dor;
  • Remoção de suturas;
  • Ajustes da dentadura em pacientes com radiação / oncologia;
  • Ajustes ou reparos da dentadura quando a função é impedida;
  • Substituir o preenchimento temporário nas aberturas de acesso endodôntico em pacientes com dor;
  • Corte ou ajustes de um fio ou aparelhos ortodônticos que perfuram ou ulceram a mucosa bucal.

Casos não urgentes

  • Consulta inicial ou periódica ou de manutenção, incluindo radiografias de rotina;
  • Profilaxias de rotina, ou procedimentos com finalidade preventiva;
  • Procedimentos ortodônticos não relacionados diretamente a dor, infecção ou trauma;
  • Restauração de dentes incluindo tratamento de lesões cariosas assintomáticas;
  • Procedimentos odontológicos com finalidade estética;
  • Cirurgias eletivas (exodontia de dentes e cirurgias periodontais assintomáticas, implantodontia, ortognática e demais cirurgias que não estão relacionadas nas urgências e emergências).

Tais medidas, segundo o conselho, devem ser levadas em consideração durante o período de isolamento social a fim de garantir que os usuários continuem tendo assistência odontológica correta em momentos de crise.

O conselho reforça o alerta sobre a importância de realizar corretamente os processos de limpeza, esterilização e desinfecção de materiais e ambientes utilizados para o tratamento dos pacientes, uma vez que o novo coronavírus é capaz de sobreviver durante vários dias em superfícies.

Coloque tudo na ponta do lápis

Mulher realizando a gestão financeira da sua clínica odontológica de sua casa
A gestão financeira em clínicas e consultórios durante a pandemia

Grosso modo, as despesas de sua clínica ou consultório odontológico não devem cair, mas o faturamento, sim. Sendo assim, é obrigatório acompanhar, com cautela, todas as custas envolvidas na manutenção do empreendimento em consideração, havendo o máximo de controle possível para evitar problemas graves na gestão financeira.

O cuidado com a higiene será ainda mais importante do que nunca, porém, é preciso estar atento sobre o uso consciente dos materiais necessários à correta higienização. É necessário economizar sempre que possível, sem deixar os cuidados relacionados à limpeza e esterilização de lado.

Um bom exemplo disso são as máscaras N95, semidescartáveis e reutilizáveis, as quais estão em falta no mercado brasileiro, bem como em vários outros países. Alguns profissionais e Pessoas Físicas começaram a estocar esse importante material contra infecções. Profissionais de saúde conscientes adquirem somente o necessário para garantir o bom funcionamento de suas clínicas e consultórios.

Acumular estas máscaras, em grave falta no mercado, significa tirar a proteção de outras pessoas ou profissionais que necessitem delas. Por isso, a Organização Mundial da Saúde (OMS) publicou uma recomendação com o objetivo de orientar as pessoas a fazer uso racionado deste importante material hospitalar.

Alguns dentistas compram apenas as máscaras necessárias para o atendimento de seus pacientes, sob demanda, não criando estoques que podem vir a fazer falta para outros consultórios odontológicos e hospitais públicos e privados que vão precisar destas máscaras. Trata-se de uma medida economicamente inteligente, uma vez que os atendimentos não serão completamente pausados, além de reduzir custos desnecessários com acúmulo de materiais.

Clientes devendo? Pode ser uma boa ideia cobrá-los

Este é um ponto bastante delicado e deve ser levado em consideração, mas de uma forma humanizada. Afinal, a situação financeira global não está fácil. Pessoas estão perdendo seus empregos. Segundo informações da Folha de São Paulo, 1,218 milhão de pessoas ficaram desempregadas no primeiro trimestre do ano.

Sendo assim, todo o cuidado é pouco quando seu empreendimento começar a realizar cobranças de dívidas de seus pacientes, uma vez que a fidelização deve ser preservada ao máximo.

Pode ser uma excelente ideia contatá-los de maneira pessoal, fazendo uso das redes sociais para esta finalidade. Mostre que, apesar de a situação estar bastante complicada para todos, seu consultório está preocupado com o bem-estar de todos, acima de tudo.

Por meio de uma aproximação cuidadosa e humanizada, lembre seus clientes de suas dívidas e, se possível, proporcione condições especiais de pagamento. Dessa forma, o paciente não se verá atacado pelo consultório; ele entenderá que ambos possuem necessidades de permanecer em funcionamento pleno e que toda flexibilização possível ajudará, e muito, na recuperação econômica após o fim do isolamento ser decretado.

Se não for possível o pagamento integral da dívida, experimente negociá-la diretamente, preferencialmente sem acréscimos/juros à conta. Ainda que o valor integral da dívida não seja recuperado, é importante que a entrada de capital seja contínua, de uma forma ou de outra.

Marketing digital também faz a diferença na gestão financeira

Sua clínica ou consultório odontológico não precisa ficar de portas fechadas indefinidamente. Basta seguir as recomendações das autoridades reguladoras para garantir que o contágio seja freado, atendendo somente a casos específicos e urgentes. No entanto, para garantir que o impacto econômico em seu negócio seja o menor possível, a produção de conteúdo digital pode ser imprescindível para minimizar ao máximo os impactos financeiros sobre o seu negócio.

Campanhas publicitárias online podem ser ministradas nas principais redes sociais do mercado, como Facebook, Instagram e mais recentemente o TikTok, aplicativo focado em distribuição de vídeos de curta duração.

Afinal, a queda na visibilidade dos negócios é sentida em todos os campos mercadológicos existentes. Sendo assim, é imprescindível pensar e investir na reciclagem do nome de seu consultório odontológico.

Marketing de conteúdo é uma ferramenta fundamental na gestão financeira de qualquer negócio, uma vez que gera fidelização e monta a autoridade da instituição de saúde nas redes sociais e nos principais mecanismos de busca on-line, como Google e Bing.

A produção de conteúdo digital mostra, também, que seu empreendimento odontológico se preocupa com seus clientes, aumentando o grau de satisfação de seus serviços.

Consulte seus pacientes através das redes sociais e saiba como eles estão. Entenda como seu público está se comportando durante o período de pandemia e previna-se de dores de cabeça futuras.

Manutenção do negócio em primeiro lugar

O objetivo de qualquer empreendimento comercial, e isso inclui consultórios e clínicas odontológicas, é lucrar com os serviços oferecidos. O cenário atual, no entanto, é diferente: não importa lucrar, e sim manter o negócio da melhor forma possível.

Segundo dados da CFO, o setor odontológico foi um dos que mais cresceu em 2019, com um faturamento total próximo dos R$ 38 bilhões. Por isso, alguns consultórios e clínicas deixaram de lado o investimento necessário para a manutenção de seus negócios. Os resultados podem ser sentidos claramente no atual cenário pandêmico.

Afinal, não é mais possível garantir a sustentabilidade de seu negócio através do crescimento orgânico de um nicho mercadológico que simplesmente parou.

Alguns consultórios odontológicos mais recentes ainda trabalhavam de forma totalmente manual, sem nenhum mecanismo digital de gestão financeira. O quadro da pandemia do coronavírus certamente tornou o controle desses casos muito mais complicado e demorado, o que é extremamente danoso para o negócio e para os pacientes que, até então, dependiam da celeridade do negócio.

Sistemas de gerenciamento são essenciais para garantir o máximo de agilidade e personalização no atendimento de pacientes, além da correta cobrança de possíveis dívidas com o negócio. Na era da informação, os que são capazes de transmitir a mensagem mais rapidamente estarão em franca vantagem sobre os que insistiram pela realização manual de procedimentos.

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