Livro-caixa: como organizar as entradas e saídas financeiras da sua clínica

O livro-caixa é uma maneira de organizar e registrar o fluxo de caixa da sua clínica ou consultório odontológico. Usar uma ferramenta tecnológica pode agilizar e muito o controle da gestão financeira, até mesmo quanto à declaração de Imposto de Renda.

Tempo de leitura: 5 minutos

A falta de controle sobre as entradas e saídas financeiras de uma empresa é sinônimo de prejuízo para o bolso. Para isso, você pode contar com um livro-caixa para organizar as finanças da sua clínica ou consultório odontológico.

Afinal, ter tudo registrado no livro-caixa, além proporcionar para você um maior controle financeiro, auxilia também no processo de declaração do Imposto de Renda, uma vez que com os recibos devidamente organizados, fica mais fácil declarar.

Neste artigo, saiba tudo sobre o que é o livro-caixa e como ele pode ajudar você a ter uma gestão financeira organizada.

Livro-caixa: organize e registre as entradas e saídas financeiras
Livro-caixa: como organizar as entradas e saídas financeiras da sua clínica

O que é o livro-caixa?

É um documento que serve para que pessoas físicas ou mesmo jurídicas façam o controle dos fluxos financeiros de entradas e saídas do caixa. Empresas de qualquer porte podem ter esse documento, entretanto, ele não se faz obrigatório àquelas que possuem escrita contábil regular.

Para as empresas que têm Lucro Presumido, o livro-caixa é facultativo. Já para as empresas que são optantes pelo Simples Nacional e não possuem escrita contábil regular ele é obrigatório.

Por meio dele você pode fazer os registros financeiros da sua empresa. No entanto, é preciso que se siga um padrão para fazer o livro-caixa e sobre esse padrão falaremos mais adiante.

Para que serve o livro-caixa?

Como principal meta, o livro-caixa registra a entrada e a saída de dinheiro em uma empresa. Dessa forma, é fundamental registrar todos os pagamentos feitos em dinheiro, cheque, cartões e transferência, para os serviços de água, energia elétrica, telefonia, materiais de escritório e outras necessidades que a empresa tenha. Assim, você deve arquivar os comprovantes em um local seguro para facilitar o processo de manutenção do livro de forma correta.

Fazer essa escrituração evita problemas contábeis e, também, a falta de controle de pagamentos. Afinal, com um livro-caixa bem estruturado, fica mais fácil fazer a demonstração de resultados (DRE) e o balanço patrimonial do negócio.

Como preencher o livro-caixa?

Para facilitar o processo, preencher o livro-caixa de forma cronológica é a melhor maneira. Desse modo fica mais claro identificar as transações de acordo com os dias em que você as realizou na empresa.

No livro-caixa, você deve registrar os recebimentos em dinheiro como créditos, na coluna de “entrada”, porque aumentam a conta de caixa. Por exemplo: pagamentos de clientes ou juros pagos em contas bancárias.

Os desembolsos em dinheiro diminuem a conta de caixa. Assim, você deve registrá-los como débitos, na coluna de “saída”, como falamos anteriormente. Eles são pagamentos de contas, pagamentos de dívidas em empréstimos a empresas ou compras de equipamentos.

Lembre-se de deixar de lado o registro de compras pagas com cheques pré-datados ou vendas a prazo. Você deve anotar essas transações no dia em que compensá-las. Por exemplo:

Diferença entre livro-caixa e fluxo de caixa

O livro-caixa tem registrado os recebimentos e pagamentos realizados em dinheiro durante um período, auxiliando na contabilidade da empresa e nos controles de gestão financeira.

Já o fluxo de caixa considera as transações financeiras da empresa, ou seja, atividades operacionais, financiamentos, investimentos e outros. Tem uma função mais gerencial, acompanhando as formas de pagamento e sendo um plano de previsão futura para o caixa do negócio.

Sendo assim, ele descomplica o gerenciamento ao permitir que o gestor tenha total controle sobre qual será o valor a ser pago pelas obrigações mensais, valores a receber e, é claro, o saldo disponível (sendo este último o resultado da diferença entre os pagamentos e recebimentos em um mesmo período). De modo resumido, o fluxo de caixa permite a compreensão da situação econômica e financeira com precisão e em tempo real.

Registro pelos profissionais liberais

Com um ambiente e estrutura diferentes, os profissionais liberais devem fazer o livro-caixa com os gastos relacionados aos bens de consumo próprio como, por exemplo, materiais de escritório, materiais de limpeza, conservação e reparos, materiais para execução das atividades trabalhistas e outras que sejam necessárias aos processos diários do profissional.

As despesas não devem ultrapassar as receitas. Caso isso aconteça, o excedente pode ser somado aos meses seguintes, até dezembro do ano vigente. Já as despesas em excesso em um mesmo mês não devem ser anotadas ou serem transferidas para o próximo ano.

Boa gestão – Registros em dia

Não é preciso dizer que é importante manter todas as movimentações do livro-caixa em dia. Com isso, você pode ter controle de todos os gastos ocorridos, além de saber como está a situação financeira detalhadamente e, com isso, manter um equilíbrio financeiro.

Porque substituir o Livro-Caixa por um software de gestão financeira

Os softwares odontológicos são fáceis de usar e possibilitam uma administração mais concisa e eficiente das informações. Além do mais, relatórios e análise podem ser realizados pelo contador do seu negócio de forma digital (remotamente), com uma rápida realização de balanços, fazendo a projeção de caixa, dando segurança através dos sistemas de criptografia e backups, fazendo uso de ferramentas que auxiliam na redução de custos e trazendo agilidade nas tarefas.

Você sabe que a tomada de decisão em qualquer negócio precisa ser feita de forma efetiva e com um planejamento estratégico de acordo com os objetivos do seu negócio. Por isso, ter as notações em dia do seu controle financeiro pode ser uma tarefa desafiante e você pode gastar menos tempo com isso, fazendo uso de um software odontológico de gestão e contratando profissionais de contabilidade que estão alinhados com o crescimento da sua empresa.

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