Planejamento estratégico para consultório odontológico

Gestão estratégica é essencial para todo e qualquer consultório odontológico. Além precisar ser minuciosamente criado, é preciso fazer sua manutenção, seja semestralmente ou anualmente, de forma a manter o bom funcionamento da gestão odontológica de modo geral.

Tempo de leitura: 13 minutos

O mercado está mudando de forma substancial a cada ano, e é preciso acompanhar as novas tendências para que consigamos sair na frente da concorrência. Por isso, é essencial um planejamento estratégico para consultório odontológico.

Afinal, um planejamento estratégico para consultório odontológico dispõe de ferramentas e práticas eficientes para escalar o negócio de forma consciente e sustentável.

Quer saber como? Então, confira o nosso post e veja a importância da aplicação do planejamento estratégico no seu consultório odontológico.

O que é planejamento estratégico?

Em geral, um planejamento é feito para que um determinado objetivo seja alcançado com sucesso. Levando esse conceito para o mundo dos negócios, podemos dizer que o planejamento estratégico nada mais é do que um processo de criação e a devida execução de uma determinada estratégia, a fim de alcançar metas e objetivos dentro de um negócio.

Sendo assim, um planejamento estratégico começa desde a definição de metas até o momento da tomada de decisão, onde ações são realizadas para que seja possível alcançar o que foi elaborado no projeto para o sucesso do negócio. Em outras palavras, o planejamento oferece metodologias (os meios), e a estratégia vem com a parte criativa, de análise e a decisão.

Em suma, o planejamento estratégico pode ser feito tanto de forma anual, quanto de uma forma previamente estabelecida — no caso de semanas ou meses previamente calculados. Tudo irá depender, no entanto, dos objetivos que o dono do negócio deseja alcançar.

Planejamento Estratégico para Consultório Odontológico
Por que um planejamento estratégico para consultório é essencial

A importância de um bom planejamento estratégico

Se formos exemplificar a importância do planejamento estratégico, podemos exemplificá-la a um profissional que deseja aumentar a eficiência do seu consultório odontológico . Contudo, quando não se sabe onde quer chegar, a chance desse consultório atender as expectativas dos clientes poderá ser zero. Por outro lado, de nada adianta saber onde se deseja chegar, se o objetivo não está bem definido.

Portanto, o planejamento estratégico odontológico funciona basicamente como um plano de melhoria, descrevendo onde o negócio deseja chegar e qual o caminho deve trilhar, a fim de que se possa chegar aos resultados almejados.

Por esse motivo, a sua importância é determinada unicamente pelo impacto que ela incide em relação aos planos de ação do negócio, já que ela basicamente orienta o dentista a tomar uma direção específica sobre o seu consultório.

Tipos de planejamento estratégico odontológico

Agora que você já entende o conceito e a devida importância do planejamento estratégico em consultório odontológico, confira abaixo os principais tipos de planejamento para este segmento:

1. Gestão odontológica

Uma gestão odontológica busca pela otimização da produtividade e uma melhor organização do consultório como um todo. O objetivo central é encontrar deficiências e gargalos nos processos internos e prover os melhores recursos para resolver os problemas de maneira eficiente.

Nesse tipo de gestão, outros processos também são importantes, como por exemplo:

1.1 Gestão financeira

Em suma, a gestão financeira é um conjunto de ações e processos administrativos que envolvem análise, planejamento e o devido controle das entradas e saídas financeiras do consultório.

Em outras palavras, esse tipo de gestão busca avaliar e controlar todos os recursos financeiros incididos no negócio. É por meio dela que se pode projetar análises de cenários, estabelecer prazos, metas e, além de tudo, acompanhar os resultados da empresa.

Em outras palavras, quando há uma gestão financeira eficiente, o dentista consegue entender o quanto ele tem a receber, o que deve pagar e como está a balança entre essas duas variáveis.

1.2 Gestão de equipe

Retratando essa gestão em uma linguagem mais informal, podemos dizer que ela serve para determinar se a equipe está “dando conta do recado” em seu consultório. Em outras palavras, ela busca identificar atividades ineficientes e improdutivas.

Pode ser uma cirurgia mal feita, falta de comunicação entre funcionários e gestão imediata, descarte incorreto de materiais, atendimento ao público, entre outros. A gestão de equipe busca alinhar os colaboradores a missão e valores do consultório, de forma que todos trilhem o mesmo caminho e ofereçam qualidade em suas ações.

1.3 Gestão de estoque

Em geral, podemos dizer que a gestão de estoque é uma das principais tarefas que as quais você deve realizar se seu consultório apresenta estoque de materiais. Esses produtos podem ser insumos, matéria-prima, produto acabado, entre outros. Portanto, esse tipo de gestão sinaliza a capacidade de organizar e controlar a quantidade de itens em um período determinado.

Além disso, a gestão de estoque também faz com que o consultório entenda seu mix de materiais, instrumentos e produtos, bem como suas demandas, a fim de determinar se há necessidade de realizar compras a curto, médio ou a longo prazo.

1.4 Marketing Odontológico

Com o crescente desenvolvimento tecnológico no mercado, podemos perceber claramente o quanto o comportamento dos consumidores mudou. Através de aparelhos cada vez mais práticos, adquirir produtos e buscar serviços através da internet se tornou um dos meios mais demandados pelos consumidores.

Por isso, garantir uma presença digital é de suma importância para consultórios odontológicos. E você pode fazer isso através do marketing, elaborando estratégias para alcançar novos públicos no meio virtual.

2. Gestão de atendimento

De nada adianta obtermos todas as estratégias para otimizar o consultório se o atendimento aos seus pacientes não está sendo conduzido de maneira eficiente. Por esse motivo, também é necessário entender a importância de integrar a gestão de atendimento no planejamento estratégico.

Em poucas palavras, entendemos que esse tipo de gestão implica nos processos relacionados ao atendimento do público. Ou seja, a gestão de atendimento visa colocar o cliente em primeiro lugar, priorizando suas dores, necessidades, e principais objeções acerca do consultório odontológico.

Jornada do paciente

Compreender a jornada do cliente é muito importante para a captação, pois informações valiosas poderão ser retiradas para futuras estratégias. Por esse motivo, confira alguns passos importantes abaixo:

1. Reduzir tempo de resposta

Para uma relação assertiva com seu paciente, você precisa ser rápido em termos comunicativos. Sendo assim, busque comunicações mais claras e nítidas, tanto no atendimento pessoal quanto nas redes sociais, quando for caso.

Softwares, mensagens automáticas e outras aplicações para tornar o tempo de resposta mais rápido podem ser extremamente necessários.

2. Tenha as informações acessíveis

Para quaisquer eventuais dúvidas ou processos que dispõem de informações, tenha todos os dados na ponta da língua. Com isso, você oferece uma melhor experiência ao seu público/cliente e entrega qualidade de serviços.

3. Atente-se às solicitações de seus clientes

Sempre priorize as informações e ações prestadas pelos seus clientes, buscando atendê-los o mais rápido possível, e com a qualidade de informações necessárias para superar todas as expectativas, necessidades e objeções.

Plano de tratamento

Em primeiro lugar, possuir um planejamento estratégico é ter conhecimento para examinar e diagnosticar com eficiência o paciente, oferecendo ao mesmo qualquer tipo de explicação e suporte.

De antemão, no primeiro contato do dentista com o paciente a finalidade é observar a personalidade, suas necessidades emocionais e clínicas. É importante lembrar que antes de oferecer qualquer plano de tratamento, é necessário que o cirurgião-dentista faça um diagnóstico completo do paciente.

Ao passo que, as consultas e os tratamentos vão progredindo, poderá mudar esse plano. Sendo assim, é sempre importante manter contato com o paciente, para que o mesmo esteja ciente de quaisquer mudanças, riscos e custo financeiro.

Deste modo, você dever apresentar várias opções de plano de tratamento aos seus pacientes, encontrando, assim, o mais adequado e que atenda às suas necessidades.

3. Gestão de tempo

Antes de tudo, para que possamos entender o que é a gestão de tempo, há uma definição extremamente simples: é basicamente a gestão de tarefas, fazendo com que os esforços de um profissional se tornem cada vez melhores e contribuindo com um tempo ainda mais otimizado de serviço.

Portanto, o primeiro passo para administrar de forma eficiente esta gestão é saber qual atividade realizar e o que pode fazer posteriormente. Em outras palavras, a gestão de tempo faz com que você descubra pequenos processos e gargalos do seu dia a dia no consultório que a deixar de lado ou a melhorar.

Na prática, confira abaixo algumas dicas valiosas para você realizar uma gestão de tempo eficiente no seu consultório:

1. Realize pequenas mudanças

Em geral, sabemos que ambientes extremamente padronizados e repetidos podem servir como um bloqueio mental, impedindo que a criatividade para otimizar as tarefas do dia a dia sejam realizadas.

Por esse motivo, busque inovar o seu ambiente de trabalho, seja trocando móveis, peças, equipamentos e atividades. A ideia é estimular o seu criativo e torná-lo cada vez mais dinâmico.

2. Liste suas atividades do dia a dia

É bastante comum percebermos profissionais da área da saúde arquitetando suas atividades do dia a dia mentalmente. Mesmo que dê uma ilusão de organização, na maioria das vezes, esse processo não dá certo.

Por esse motivo, liste suas principais atividades diárias em um caderno específico, ou planilha, aplicativo, entre outros. A ideia, no geral, é que seu cronograma esteja visível e acessível.

3. Administre o tempo consumido nas redes sociais

Mesmo que talvez você precise utilizar as redes sociais para se comunicar com família, amigos, ou até mesmo gerar engajamento do seu consultório na internet, é preciso administrar esse tempo.

Os recursos digitais podem consumir muito tempo, e nesse quesito, é importante entender em quais momentos do dia a dia podem ser necessários utilizar as redes sociais.

4. Pontualidade

Um dos fatores prejudiciais para uma rotina é a falta de pontualidade. Quando atrasamos alguma atividade, consequentemente será necessário fazer as tarefas com pressa ou atrasar também nas próximas atividades. Sendo assim, a pontualidade torna-se indispensável para quem busca manter a rotina.

5. Evite a procrastinação

Certamente, é normal deixarmos atividades para serem feitas depois. Geralmente, é difícil iniciarmos uma tarefa, porém dar o primeiro passo é muito importante para conseguir gerir seu tempo.

Não fique adiando atividades que podem ser feitas hoje, evite sempre perder tempo com conversas paralelas ou pausas desnecessárias.

6. Estabelecer prioridades

Antes de mais nada, entendemos que, nem sempre, um dia é suficiente para realizarmos tudo o que precisamos ou queremos. Portanto, sempre é bom estabelecermos prioridades tanto nas nossas atividades, quanto nos atendimentos clínicos.

Por fim, organize-se por níveis como urgente, importante, não urgente e opcional.

Como faço um planejamento odontológico?

Geralmente, um planejamento odontológico é um fator importante para a organização do dentista. Além disso, ele guiará o seu auxiliar nos processos feitos no consultório. Deste modo, um planejamento facilitará bastante a vida do profissional.

Confira abaixo as principais formas de elaborar um planejamento no seu consultório:

1. Determine a missão, visão e valor do seu estabelecimento

Antes de qualquer etapa do planejamento estratégico, devemos entender que a missão, visão e valor do seu negócio deve permanecer totalmente conhecida em seu ambiente odontológico. A ideia é que o planejamento siga de acordo com as principais diretrizes estabelecidas.

2. Estabeleça os principais objetivos e metas

Para que a condução do planejamento possa ser feita de maneira eficiente, é preciso criar metas e estabelecer objetivos importantes. Para fazer isso, precisamos entender as diferenças entre objetivo e meta.

Enquanto o objetivo refere-se a onde se deseja chegar (a longo prazo), as metas são conquistadas a curto prazo, servindo como uma espécie de passo a passo para a direção certa.

3. Analise os processos internos do consultório

Você precisa conhecer os recursos internos do seu negócio, já que a maior parte do sucesso do planejamento estratégico depende única e exclusivamente deles.

Por esse motivo, busque fazer uma lista de todos os recursos disponíveis que existem no seu consultório para que o ajudem a alcançar os objetivos e metas. A ideia é especificar quais pontos fracos e fortes estão presentes no negócio.

4. Observe como está atuando o mercado externo

Outro fator que você deve considerar no processo do planejamento estratégico é avaliar como o mercado externo está atuando. Assim, é essencial observar, dentre outros dados que você deve considerar como ameaças ou oportunidades para o consultório:

  • a economia;
  • a inflação;
  • o surgimento de novas leis;
  • as tendências tecnológicas no setor odontológico;
  • as preferências e os comportamentos dos consumidores.

5. Dê atenção ao seu público-alvo

Em geral, o público-alvo do planejamento estratégico são os consumidores finais, ou seja, seus pacientes. Por isso, é de suma importância avaliar o comportamento das pessoas que possuem todo o potencial para se relacionar com você. Dessa forma, realize pesquisas de mercado, atentando-se a informações:

  • geográficas: cidade, estado, país etc.;
  • demográficas: classe social, sexo, idade etc.;
  • psicográficas: visão de mundo, valores sociais etc.;
  • comportamentais: benefícios buscados, atitudes etc.

Ao entender quem de fato é o público-alvo, mais eficientes suas estratégias serão. E, além disso, são informações extremamente preciosas, pois oferecem maior competitividade no seu mercado de atuação.

6. Monitore e avalie os resultados

Depois de definir as estratégias que você usará e o plano de ação, está na hora de monitorar os resultados conquistados. Para isso, você pode utilizar os famosos KPIs — popularmente chamados indicadores-chave de desempenho. Alguns deles são:

  • retorno sobre o investimento (ROI);
  • evasão de clientes (Churn);
  • nível de satisfação dos clientes (NPS);
  • índice de lucratividade.

Conclusão

Em resumo, o planejamento estratégico é de suma importância para um consultório, a contar dos diversos benefícios e vantagens que ele tem a oferecer.

Já que o objetivo de qualquer negócio é gerar competitividade no mercado, nada mais estratégico do que realizar um planejamento eficiente, atentando-se ao curto, médio e a longo prazo.

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