Lei de digitalização de documentos: saiba como funciona

A Lei de Digitalização de Documentos, Lei nº13.787, sobre clínicas e consultórios refere-se às normas e diretrizes a serem seguidas para que prontuários e documentos médicos mantenham a validade.

Tempo de leitura: 12 minutos

Você sabia que existe uma legislação específica para a digitalização de documentos em clínicas e consultórios? É a Lei 13.787, em vigência desde 27 de dezembro de 2018, que prevê que ambientes hospitalares e médicos, incluindo os consultórios e clínicas odontológicas, optem por armazenar apenas documentos digitais, descartando os prontuários físicos, em papel.

A legislação causou verdadeira mudança na forma de armazenar prontuários e outros papéis pertinentes aos pacientes e seus históricos clínicos. A facilidade de arquivar os documentos agora permite um menor gasto de papel (e de dinheiro) e a rapidez para encontrar qualquer documento através de sua digitalização. Também possibilita uma limpeza de espaço, porque os antigos e pesados arquivos físicos já não são tão necessários.

Saiba como a legislação de digitalização de documentos funciona
Saiba como a legislação de digitalização de documentos funciona

Sabemos que, muitas vezes, ter de lidar com todos aqueles papéis guardados pode causar um transtorno sem tamanho, principalmente se tratando da possibilidade de perder um prontuário ou, por conta do tempo, perder informações importantes com a deterioração. Muitas clínicas têm pacientes antigos, com mais de 10, 15 anos de atendimento. Portanto esses documentos já estão guardados há muito tempo e podem não estar 100% inteiros.

Por isso, neste post esclarecemos do que se trata a Lei: seus principais tópicos, quais os seus principais benefícios e se realmente é necessário se desfazer do arquivo físico. É um tema importante e que pode auxiliar no cotidiano da sua clínica. Confira!

O que é a Lei de Digitalização de Documentos?

A Lei 13.787 de 2018 foi idealizada com o intuito de facilitar o arquivo e o manuseio de documentos referentes a prontuários médicos. É um passo importante para a informatização dos espaços de saúde, que já buscam inserir tecnologias para facilitar o atendimento.

A discussão sobre o tema da digitalização de prontuários corria desde 2014, como PLS (Projeto de Lei do Senado) de número 167/2014. No entanto, em 2018, a CCT (Comissão de Ciência, Tecnologia, Inovação, Comunicação e Informática) a transformou em PL (Projeto de Lei) 10.107 de 2018, sendo aprovada pelo Congresso Nacional.

Com isso, os documentos digitalizados têm a mesma validade dos originais. A legislação, entretanto, impõe regras que devem ser seguidas para que os prontuários mantenham essa validade.

Como era antes da Lei

Antes da Lei 13.787/2018 entrar em vigor, os consultórios, clínicas e hospitais eram obrigados a manter os arquivos físicos por, no mínimo, 20 anos, o que resultava em um grande – e bagunçado – acúmulo de papel.

E dentro desse acúmulo, muito se perdia: pelas condições precárias dos arquivos físicos, perda de prontuários por tirar e recolocar no lugar e danos causados pelo tempo, como rasgos, rasuras ou informações apagadas.

Além disso, clínicas que passaram por reestruturação, reformas ou mudança de endereço também podem perder papel no meio do caminho e, para recuperar, dá um trabalho imenso. Isso se conseguir recuperar.

Por isso essa lei é tão importante e benéfica para os profissionais e suas equipes de atendimento.

Benefícios da Lei sobre a Digitalização de Documentos

A Lei da Digitalização de Prontuários proporciona diversos benefícios para os profissionais da saúde, bem como de toda a equipe envolvida no atendimento de pacientes. A informatização de processos tem exatamente esse intuito: o de facilitar e tornar prático o cotidiano.

Descarte de arquivos físicos

A principal vantagem desta legislação é a possibilidade de descartar os arquivos físicos, muitas vezes já sem utilidade, o que abre espaço dentro de clínicas e consultórios. Portanto, o acúmulo de papel, agora, é desnecessário e a sala de arquivo pode se transformar em um espaço muito mais útil, como uma sala de espera, uma nova sala de atendimento, ou até mesmo um espaço para armazenamento de equipamentos.

E, claro: sem a necessidade de impressão, você economiza mais papel e garante a sustentabilidade da clínica, assim como uma diferença no orçamento, já que não precisará comprar pacotes e pacotes de papel. Auxilia o meio ambiente e economiza ao mesmo tempo!

Organização de dados

Outro benefício proporcionado pela legislação é o de viabilizar uma organização maior dos arquivos de clínicas e consultórios, melhorando o atendimento pela equipe e aumentando a produtividade. Não será mais necessário perder tempo procurando documentos em arquivos físicos. Essa demora, muitas vezes, irrita o paciente e diminui o dinamismo e a agilidade do atendimento.

Além disso, com a digitalização dos documentos, fica muito mais fácil e rápido localizar o histórico clínico do paciente e, assim, ter todas as informações necessárias à disposição sempre que preciso.

A segurança das informações dos prontuários é mais um aspecto que recebeu benefícios da lei. Prontuários antigos podem sofrer com o tempo, ficando danificados e até ilegíveis. Isso ocasiona em perda de informações importantes, o que prejudica tanto o paciente como o profissional.

De fato, se trata de uma mudança importante para o modo de armazenamento e atendimento de pacientes. Em era de tecnologia, o tempo é dinâmico e exige rapidez e praticidade.

Principais artigos da Lei 13.787/18

Para um melhor entendimento da legislação, destacamos os principais artigos. Entenda:

Artigo 2º

O artigo 2º diz que “o processo de digitalização de prontuário de paciente será realizado de forma a assegurar a integridade, a autenticidade e a confidencialidade do documento digital”.

O parágrafo 1º deste artigo determina que, independente de como será digitalizado, os documentos devem reproduzir fielmente todos os dados contidos nos originais.

Além disso, todo arquivo digitalizado deve conter o certificado digital, emitido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou outro padrão legalmente aceito.

Artigo 3º

O artigo 3º determina que os documentos originais podem ser destruídos após a sua digitalização. Para isso, é preciso que passem por análise obrigatória de comissão permanente de revisão de prontuários e avaliação de documentos, especificamente criada para essa finalidade.

Ou seja, antes de descartar os originais, é necessário que a clínica monte uma equipe para análise de todos os arquivos digitais em conjunto com os físicos, para averiguar e constatar se a cópia é exatamente igual.

Após a análise, essa equipe vai orientar à destruição ou não do arquivo original. Além disso, a comissão também fica responsável por avaliar possíveis documentos de cunho histórico. Em caso de existência desses documentos, sua exclusão está vetada.

Artigos 4º, 5º e 6º

Já o artigo 4º afirma que é preciso proteger documentos digitais de acessos, usos e exclusões não autorizadas. Também orienta a utilização de sistema de gerenciamento eletrônico para acesso destes arquivos, de forma a facilitar e organizar visualização.

A garantia de validade do documento digital, desde que respeitadas as exigências da lei de certificação, é amparada pelo artigo 5º.

O artigo 6º prevê que, como alternativa ao descarte do documento original físico, ele pode ser entregue ao paciente. Além disso, também traz orientações sobre o descarte correto dos prontuários originais. Estes devem evitar a divulgação de informações pessoais dos pacientes, resguardando “a intimidade do paciente e o sigilo e a confidencialidade das informações”.

Vale a pena destruir os originais depois da digitalização?

Este é um critério da clínica e da equipe de atendimento. Claro que documentos digitais são práticos e muitos deles já “nascem” digitais. E apesar de todas as vantagens que citamos a respeito da desocupação de espaço, economia de papel e menos gastos, talvez seja viável manter os originais.

Um dos pontos a se pensar é em caso de dúvida quanto a um documento digital e sua autenticidade. Assim, somente o arquivo físico original pode, de fato, comprovar que o digital não foi adulterado.

Tudo vai depender do espaço disponível e de como é o andamento do dia a dia dos profissionais e da equipe de atendimento.

Mas, embora o uso de tecnologias pareça complicado, o que faz com que muitos prefiram o trabalho à moda antiga, muitas vezes ele pode ser a solução. Como por exemplo, o uso de um software odontológico, que vai otimizar a rotina do profissional agilizando procedimentos como a lida com a digitalização de documentos.

Principais cuidados com a digitalização de documentos

Apesar de simples e fácil, os documentos digitais necessitam atenção com alguns cuidados.

O primeiro deles é a digitalização fiel à original, já que documentos adulterados podem incutir em falsidade ideológica, o que é crime. Por isso a certificação é exigida.

Mais um aspecto de atenção é sobre a integridade das máquinas e da memória dos dispositivos usados para armazenar.

Os computadores com acesso aos arquivos de prontuários devem sempre contar com programas antivírus e fazer rastreamento constante, a fim de evitar ataques às máquinas por malwares. Sem essa manutenção, documentos podem passar por apagamento ou mesmo roubo de informações.

A respeito da memória, é preciso que seja o suficiente para armazenar todo o arquivo e, se possível, fazer um backup em uma fonte diferente, como pen drives e HDs externos.

O backup é importante justamente em caso de infecção da máquina por vírus. Qualquer documento perdido (ou apagado sem querer) pode ser recuperado graças às cópias externas.

Você também deve resguardar as informações dos pacientes, que são apenas de seu interesse, da equipe de atendimento e do paciente em questão. Apesar de serem prontuários médicos, nesses documentos podem existir assinaturas, números de documentos e outras informações pessoais.

Nenhuma informação deve ser compartilhada com terceiros, salvo orientação do próprio paciente. A confiabilidade e responsabilidade pelos arquivos são totais da clínica ou consultório.

Um último cuidado é referente à forma de armazenamento. Você deve destinar todos os arquivos a um local certo, nomeá-los de maneira simples para que, sempre que necessário, poder encontrá-los rapidamente. O acúmulo de papel se foi, mas o acúmulo de documentos digitais também pode ocorrer se não existir organização.

A Lei 12.682 de 2012

Antes da promulgação da Lei 13.787/2018, outra lei já vigorava no Brasil, indicando a digitalização de documentos gerais, públicos e privados.

Lei 12.682 de 2012, sancionada pela presidenta Dilma Rousseff, regularizou o uso, arquivamento e a validade de documentos digitais, independente de quais fossem.

Porém, somente em 2019, já no governo do presidente Jair Bolsonaro, foram incluídos artigos que permitem a destruição e o desuso dos originais em papel.

Dessa forma, a Lei 12.682/12 permite a digitalização de documentos médicos da clínica ou consultório sem perder sua validade integral, desde que respeitadas as exigências previstas na legislação.

É importante ressaltar, mais uma vez, que o documento somente é válido com o certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Portanto, sem a certificação, o documento não é considerado original.

Principais tópicos:

  • Digitalização é a conversão fiel da imagem de um documento;
  • Documentos considerados históricos não podem ser destruídos;
  • O documento digital tem o mesmo valor probatório do original, “para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado”;
  • O artigo 3º prevê que “o processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil”;
  • Os locais de armazenamento dos documentos digitais devem oferecer segurança aos arquivos, prevenindo contra acesso e uso de pessoas não autorizadas, alteração e reprodução indevida e destruição sem ordem dos responsáveis para tal.
  • Por fim, o artigo 4º determina que optarem pelo armazenamento de documentos digitalizados devem, impreterivelmente, disponibilizar um sistema de indexação, para viabilizar a localização dos arquivos.

Diante desta lei, fica claro que todos os documentos da sua clínica podem se tornar arquivos digitais, como cadastros de pacientes, histórico clínico e quaisquer outros documentos, incluindo os de interesse interno.

Prontuário sempre à mão

Existe um meio muito simples e prático de visualizar os prontuários, já digitalizados, dos seus pacientes. Com o EasyDental Cloud é possível acessar, de qualquer lugar, o histórico clínico de cada paciente, todos os dados pessoais e os exames realizados, além de toda a agenda do dia.

É uma maneira fácil de organizar os documentos e ainda com a oportunidade de visualização fora do consultório. Permite ao profissional dentista se organizar e agilizar o atendimento através da digitalização, permitindo então ações detalhadas de acordo com cada paciente.

Tecnologia é fundamental para o bom andamento e sucesso de uma clínica odontológica!

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